Sistema de gestión de propiedades para hoteles boutique: 5 principales ventajas

Diferente. Íntimo. Elegante. Has puesto mucho cuidado y esfuerzo en crear una marca distintiva para tu hotel boutique y todo lo que buscas es que más huéspedes descubran la gran experiencia que ofreces en tu propiedad.

Si gestionas este tipo de hotel, seguramente te estés planteando si ha llegado el momento de empezar a utilizar un sistema de gestión de la propiedad (PMS). En contra de la creencia popular, los hoteles boutique independientes son los que más se benefician de las ventajas tecnológicas de un PMS todo en uno. En concreto, les permite competir con las principales figuras del sector turístico: cadenas hoteleras con mayores presupuestos y más personal.

En este blog analizaremos las 5 principales ventajas que los hoteles boutique pueden experimentar utilizando un PMS.

Pero, antes que nada, ¿qué es un PMS todo en uno?

Un PMS ayuda a automatizar todas las tareas relacionadas con la gestión de un hotel, desde reservas o check-in y check-out de los huéspedes hasta la facturación y la contabilidad. Además, un PMS bien diseñado puede proporcionar información valiosa sobre tus operaciones, permitiéndote identificar áreas de mejora. Sin embargo, la distribución online, la gestión de ingresos y las reservas directas siguen siendo esenciales en el funcionamiento diario de tu establecimiento.

Por esta razones tan importante contar con un sistema de gestión hotelera todo en uno como RoomRaccoon, que incorpora herramientas que realizan estas funciones sin necesidad de comprar e instalar sistemas adicionales.

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¿Por qué es tan importante un PMS en los hoteles boutique?

1. Un PMS te ayuda a ahorrar tiempo automatizando tareas de la gestión de tu hotel

Si eres el propietario, director o manager de un hotel boutique, es muy probable que siempre estés buscando nuevas formas de ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. Una solución que envuelve ambas cosas es empezar a utilizar un sistema de gestión de la propiedad (PMS) que automatice esas tareas que se repiten diariamente para poder dedicar tu tiempo a las cosas que requieren un toque humano, como mostrar a los huéspedes los alrededores y crear paquetes atractivos.

Puedes generar facturas, asignar habitaciones sucias a los encargados de la limpieza, registrar a los huéspedes y cargar tarjetas de crédito con un solo click.

También puedes disfrutar de la opción de “configurar y olvidar”, es decir, tareas que sólo necesitas programar una vez.. Ejemplos de este tipo de tareas pueden ser: el envío automático de correos electrónicos de confirmación de la reserva a los huéspedes que reservan a través de su sitio web y herramientas de precios dinámicos que ajustan las tarifas de las habitaciones en función de la demanda.

2. Un PMS puede proporcionar información valiosa mediante el análisis de datos y la elaboración de informes

Un PMS puede proporcionar información muy valiosa sobre tu negocio mediante el análisis de datos y la elaboración de informes. Al conocer cómo y cuándo reservan los huéspedes, a través de qué canales y en qué días, puedes ajustar tu combinación de distribución y establecer tarifas dinámicas para mejorar tu nivel de ocupación y de ingresos. Además, un PMS puede ayudarte a hacer un seguimiento de los beneficios y los gastos para poder tomar decisiones certeras sobre la asignación de recursos.

Por ejemplo, el Plantage Rococo Eco Hotel, un hotel boutique de 11 habitaciones situado en Velsen-Zuid (Países Bajos),  generó 14.000 euros de ingresos adicionales en 2021 mediante el upselling de extras y mejoras de habitaciones sólo durante el check-in online. 

El establecimiento pudo realizar un seguimiento de sus ingresos utilizando el PMS de RoomRaccoon y su función integrada de upselling.

3. Un PMS te ayuda a aumentar los ingresos proporcionando herramientas para optimizar las estrategias de precios y distribución

Si gestionas un hotel boutique, seguramente sabrás lo importante que es hacer un seguimiento de tu inventario y de tus precios. Un sistema de gestión de propiedades todo en uno te ayuda a aumentar tus ingresos proporcionándote las herramientas que necesitas para optimizar tus estrategias de precios y gestión de canales.

¿Qué herramientas debería plantearme?

Utilizando un PMS con un channel manager integrado, puedes vender tus habitaciones en múltiples OTAs y sitios de reserva a la vez, incluídos los mayoristas, y ¿ lo mejor? Todo sin tener que entrar en diferentes extranets. El software de gestión de canales sincroniza automáticamente tus tarifas y disponibilidad en varias plataformas a través de un inventario común en cuestión de segundos. Puede maximizar la exposición de tu hotel boutique sin esfuerzo adicional.

Las tarifas dinámicas suelen ser una práctica que sólo las cadenas hoteleras con Revenue Managers dedicados podían permitirse. Con un PMS todo en uno, el juego ha cambiado. Los gestores de hoteles boutique pueden ahora aprovechar herramientas como el yield management and a CompSET para operar con precios basados en la demanda y generar el máximo nivel de ingresos en todo momento.   

4. Un PMS mejora la comunicación entre el personal y los huéspedes, así como entre los miembros del personal

La clave del éxito de cualquier empresa es la organización y la comunicación, y esto es especialmente importante en el caso de los hoteles. Un sistema de gestión hotelera de calidad puede ayudarte a que un hotel boutique funcione de forma más eficaz en general, lo que se traduce en un aumento de la productividad y una mejora de la experiencia de los huéspedes. Pero, ¿cómo? Te lo contamos:

La comunicación durante la estancia de los huéspedes es un proceso que puedes automatizar totalmente con un PMS. Desde los Desde los correos electrónicos de confirmación de la reserva, hasta los correos electrónicos posteriores a la estancia en los que se agradece a los huéspedes su apoyo y se les invita en el futuro a volver con incentivos como códigos de descuento. Así los huéspedes están siempre informados, lo que conlleva una mejor experiencia en general.

¿Y qué hay de la comunicación entre los miembros del personal? El personal del turno de noche puede tomar el relevo del personal del turno de día sin problemas, ya que el sistema se actualiza en la nube, de modo que todos los cambios, como los registros y los informes de limpieza, se procesan automáticamente. De hecho, el Housekeeping Mobile View de RoomRaccoon permite a los encargados de la limpieza actualizar el estado de las habitaciones desde sus teléfonos. ¿No está mal, eh?

5. Un PMS que se ajusta el crecimiento de tu empresa

Tu hotel boutique ha sido finamente decorado. Ha mejorado el menú del desayuno y ha invertido en sábanas y toallas de calidad para tus habitaciones. Se ha corrido la voz y la ocupación está aumentando. Ahora estás pensando en cómo simplificar el proceso de registro en la recepción para poder ofrecer una experiencia más eficiente, especialmente durante la temporada alta.

La mayor ventaja de un PMS en la nube es la integración con otras soluciones de software de hostelería que le permiten poder adaptarse y crecer a la par que tus necesidades. Para resolver tu dilema, considera añadir cerraduras de puerta digitales. A través de esta conexión, puedes enviar a los huéspedes durante el check-in online códigos que caducan por sí mismos, lo que les permite saltarse la recepción por completo.

Reflexión final

En general, el uso de un sistema de gestión de la propiedad de calidad para un hotel boutique te aportará mayor eficiencia, organización y rentabilidad. Ahora, ¿ en qué debes fijarte para elegir un PMS idóneo?

• PMS todo-en-uno con un channel manager, motor de reservas y revenue manager integrados
• Paquetes de suscripción flexibles: mensuales o anuales
• Atención al cliente en tu idioma
• Programa de implantación
• Posibilidad de integraciones con otros sistemas