Contenidos
Sigue la historia. Suscríbete para enterarte de todas las novedades.
¿La peor sensación como hotelera? Las sobreventas.
¿Y la segunda peor? Estar sentada a las 2 de la mañana, agotada después de un día de check-in, limpieza y todo lo demás, solo para preparar las facturas para los check-out del día siguiente. ¿Y si un huésped añadía algo a su cuenta por la mañana? Eso significaba que tenía que volver a abrir la hoja de Excel y rehacer todo.
Mi "sistema" en aquel entonces era un caos: bolígrafo y papel, un channel manager independiente y un motor de reservas que no se sincronizaba con nada.
Cada reserva, cada actualización, cada cambio, tenía que ser introducido manualmente en varios sistemas por mí y por el equipo. Marcábamos, borrábamos, y reescribíamos. Gastábamos botellas de Tippex para poder llevar el control de todo.
Mirando atrás, eso no era gestión de habitaciones, era un caos organizado. Nada eficiente y, desde luego, para nada sostenible.
Una sola página del libro de reservas de The Bliss muestra el caos: garabatos, Tippex y cambios constantes. Eso era lo que implicaba gestionar las reservas a mano.
Errores cometidos ❌ Lecciones aprendidas ✅
❌Libro de reservas
Gestionaba todas las reservas con bolígrafo y papel en un libro de reservas viejo (como el de la imagen). La verdad es que no era lo ideal.
Como el libro quedaba en el hotel, cuando llegaba una solicitud de reserva y no estaba, no podía comprobar la disponibilidad, lo que a menudo resultaba en perder oportunidades de negocio.
✅ Sistema de gestión de propiedades en la nube (PMS)
Con un sistema de gestión de propiedades en la nube integrado, puedes consultar la disponibilidad sobre la marcha y añadir nuevas reservas desde cualquier dispositivo.
❌ Facturas manuales en Excel
Pasé incontables mañanas creando facturas en Excel para los check-out del día siguiente. Si un huésped añadía algún cargo extra, tenía que actualizar la factura, volver a guardarla como PDF y enviarla de nuevo. Era un proceso largo y tedioso.
✅ Facturación automatizada con el PMS
Con unsistema de gestión de propiedades como RoomRaccoon, las facturas proforma se generan automáticamente para las nuevas reservas, y los cargos adicionales se pueden añadir fácilmente durante la estancia del huésped. Dividir y enviar facturas es tan fácil como hacer un clic.
❌ Channel manager independiente
Aunque contaba con un channel manager, The Bliss seguía recibiendo muchas reservas directas por teléfono y correo electrónico.
Esto significaba que tenía que actualizar la disponibilidad a mano rápidamente, lo que a menudo resultaba en sobreventas.
✅ Channel manager integrado
Para sincronizar los datos al instante, lo ideal es un channel manager totalmente integrado, conectado tanto al motor de reservas como al PMS.
Con RoomRaccoon, las propuestas de reserva que envías por correo electrónico se guardan automáticamente como reservas provisionales y se convierten en reservas confirmadas en cuanto se recibe el pago. Esto significa que no tendrás que actualizar el estado de la reserva manualmente ni enviar recordatorios: RoomRaccoon lo hace por ti.
❌ Una sola línea telefónica
En The Bliss teníamos una única línea telefónica para todo: reservas, solicitudes de servicio de los huéspedes, emergencias… y fuera del horario, todas las llamadas iban a mi teléfono personal.
✅ Línea de emergencias
Es mucho mejor tener una línea de emergencias dedicada si no quieres entrar en pánico cada vez que suene el teléfono.
❌ Comportamiento inapropiado de los huéspedes
A veces nos tocaba lidiar con huéspedes que se comportaban de manera disruptiva o inapropiada.
✅ Protocolos de seguridad para el personal
Implementé una formación para ayudar al personal a gestionar esas situaciones con seguridad y confianza, garantizando un ambiente respetuoso y seguro para todos.
