Cómo la automatización hotelera ayuda a mitigar la escasez de personal

Los hoteles pequeños e independientes no son ajenos al multitasking. A menudo funcionan con equipos reducidos, en los que el personal hace malabarismos para desempeñar múltiples funciones. Sin embargo, desde la pandemia, la escasez de personal ha dejado a muchos hoteleros luchando por mantenerse al día con aún menos manos sobre la cubierta.
Encontrar gente para cubrir puestos con horarios exigentes, como los servicios de limpieza o cocina, es aún más difícil, lo que aumenta la tensión. A medida que el sector hotelero sigue evolucionando, muchos hoteleros recurren a la automatización hotelera para aligerar la carga y mantener el buen funcionamiento de las operaciones con menos personal.
En este blog exploraremos el software de automatización hotelera, cómo mitiga la escasez de personal y los pasos prácticos para implantarlo en tu establecimiento, independientemente de su tamaño.¿Preparado para transformar la gesión de tu hotel? Sumerjámonos en el tema

¿Qué es la Automatización Hotelera?

La automatización hotelera consiste en utilizar la tecnología para gestionar diversos aspectos de las operaciones internas y externas del hotel con una intervención humana mínima.

Desde el registro en recepción hasta la gestión de la limpieza y los servicios a los huéspedes, la automatización racionaliza varios sistemas para mejorar la eficiencia y la precisión. Imagina un sistema que, con sólo pulsar un botón, asigne automáticamente habitaciones, envíe facturas y actualice los perfiles de los huéspedes, todo ello sin necesidad de engorrosas hojas de cálculo.

Ventajas de la tecnología de automatización hotelera:

1. Aumenta la eficacia y ahorra tiempo

Seamos realistas: el día tiene un número limitado de horas. La automatización puede aliviar la carga de trabajo del personal encargándose de tareas repetitivas como las confirmaciones de reservas, los pagos y la asignación de habitaciones.

Por ejemplo, un sistema de reservas automatizado puede actualizar instantáneamente la disponibilidad de habitaciones, ajustar los precios en función de la demanda y enviar confirmaciones a los huéspedes sin necesidad de intervención humana. Eso significa menos errores, operaciones más rápidas y más tiempo para que tu equipo se centre en deleitar a los huéspedes.

2. Mejora la experiencia del huésped.

La automatización hotelera no consiste sólo en facilitar las cosas a tu personal, sino también en mejorar la experiencia de tus huéspedes. Desde registros automatizados hasta correos electrónicos personalizados durante la estancia, la automatización hotelera garantiza que los huéspedes se sientan atendidos sin carga de trabajo adicional para tu equipo. Los huéspedes satisfechos dejan opiniones positivas y fidelidad.

3. Reducir la carga de trabajo del personal

Al implantar soluciones de automatización hotelera, los hoteleros pueden crear un entorno de trabajo más manejable. Los sistemas automatizados para hoteles reducen la tensión física y mental del personal, lo que mejora la satisfacción laboral y reduce potencialmente los índices de rotación. A su vez, esto puede ayudar a los hoteles a mantener niveles de calidad de servicio constantes y mejorar la moral general de los empleados.

4. Aumenta los ingresos con precios inteligentes y upselling

La automatización en el sector hotelero no consiste sólo en reducir costes, ¡también puede ayudar a aumentar los ingresos! Los sistemas automatizados pueden ajustar las tarifas de las habitaciones en función de la demanda en tiempo real (lo que se suele llamar precios dinámicos) y recomendar a los huéspedes ventas adicionales, como mejoras de habitación o complementos, en el momento perfecto. Todo esto se hace de manera fluida, ayudando a tu hotel a ganar más sin mover un dedo.

Ejemplo real: Automatización en acción

Dentro de Hoteles Domani: Cómo la automatización transformó sus operaciones diarias

Para los hoteleros que deben equilibrar el crecimiento y la satisfacción de los huéspedes, Domani Hotels ofrece un poderoso ejemplo de cómo la tecnología puede marcar la diferencia.

Su propietario, Dante Martens, se enfrentó al reto de ampliar de una a cuatro propiedades sin dejar de ocuparse de cada detalle. Al implantar la plataforma todo en uno de RoomRaccoon, Domani Hotels consiguió una reducción del 50% en la carga de trabajo.

¿Qué ha cambiado?

• Reservas automatizadas: Se acabaron las entradas manuales y las dobles comprobaciones.
• Gestión racionalizada de habitaciones: Control sin esfuerzo con unos pocos clics.
• Autofacturación: Los huéspedes disfrutan de una experiencia de llegada fluida e independiente.

¿El resultado? Menos estrés para el equipo y una estancia más agradable para los huéspedes. Imagínate reducir a la mitad tus tareas diarias y mejorar la experiencia de los huéspedes: todos salimos ganando, ¿verdad?

Características principales de un sistema de automatización hotelera

1.Calendario de reservas fácil de usar

Simplifica la gestión de tus reservas con un calendario de reservas automatizado y codificado por colores. Este sistema intuitivo centraliza todas tus reservas en un único panel de control fácil de usar.

Ventajas:

• • Visión general completa: Consulta rápidamente el estado de los pagos y las reservas de un vistazo: pendientes, confirmadas o completadas.
    
  • Gestión sin esfuerzo: Ajusta fácilmente las reservas con la función de arrastrar y soltar.
    
  • Venta flexible: Promociona espacios alternativos, como salas de conferencias o aparcamientos, mediante una función exclusiva de «Salas grises».

2. Registro de entrada y salida automatizados

El registro manual de entrada y salida puede ser estresante y llevar mucho tiempo, ya que implica papeleo y tareas repetitivas. La facturación y la salida automatizadas agilizan estos procesos con un sencillo enlace de facturación en línea que se envía directamente a cada huésped por correo electrónico, eliminando la necesidad de que el personal realice cada paso manualmente.

Cómo funciona: Normalmente, tu sistema de gestión de la propiedad (SGP) envía un correo electrónico automático previo a la estancia con un enlace a un formulario de registro online. Los huéspedes pueden rellenar campos personalizables como el número de identificación, los detalles del vuelo y las preferencias de comida, y terminar con una firma digital: tareas que normalmente llevarían al personal hasta 10 minutos introducir manualmente.
Para que la experiencia sea perfecta, considera la posibilidad de incluir una llave digital de la habitación o un código de la puerta en el correo electrónico de registro, lo que permitirá a los huéspedes saltarse por completo la recepción.

Ventajas:

• Tiempos de espera reducidos: Los huéspedes pueden realizar el registro de entrada y salida cuando les convenga y dirigirse directamente a su habitación, minimizando los tiempos de espera y mejorando su experiencia.
• Eficiencia operativa: Reduce la carga de trabajo del personal de recepción, permitiéndole centrarse en otras tareas y en las interacciones con los huéspedes.
• Servicio sin contacto: Mejora la seguridad y la comodidad, especialmente importante en el mundo post-pandémico.

3. Sistema de reservas simplificado

Un sistema de gestión de propiedades con un motor de reservas integrado permite a los huéspedes reservar directamente en tu sitio web con confirmaciones de reserva automatizadas y actualizaciones de disponibilidad en tiempo real.

Cómo funciona: El sistema de reservas proporciona actualizaciones instantáneas de la disponibilidad y los precios de las habitaciones, mientras que el huésped recibe confirmación de su reserva y pago. Con sistemas de pago online seguros, tanto el hotel como el huésped están tranquilos.

Ventajas:

• Comodidad del autoservicio: Los huéspedes pueden consultar los precios de disponibilidad de las habitaciones y reservar en su idioma y moneda preferidos sin necesidad de ponerse en contacto con nadie. Esto añade facilidad y comodidad a su experiencia.
  
• Descuentos y complementos por reserva directa: Los hoteles pueden ofrecer paquetes y complementos exclusivos a través de sus sitios web, que no están disponibles en plataformas de terceros. Esto incentiva las reservas directas y aumenta los ingresos.
  
• Reservas rápidas y sin errores: Los huéspedes pueden completar sus reservas en unos pocos pasos, reduciendo las posibilidades de que se produzcan errores de reserva por llamadas telefónicas o hilos de correo electrónico.
  
• Confianza en las reservas online: Los pagos seguros en línea y las confirmaciones de reserva instantáneas proporcionan tranquilidad. Todos los datos de los huéspedes se almacenan de forma segura y son fácilmente accesibles en una ubicación central.

4. Obtén información importante

La tecnología de automatización hotelera proporciona valiosos informes que ofrecen una visión clara del rendimiento de tu establecimiento. Estos informes muestran cifras clave, como el número de habitaciones reservadas, la cantidad ganada por habitación y la duración de la estancia de los huéspedes. Esto te ayuda a tomar mejores decisiones para mejorar el funcionamiento y los beneficios de tu hotel.


Métricas sencillas en las que centrarse:

• Índice de ocupación: Cuántas habitaciones se llenan durante un tiempo determinado.
• Tarifa media diaria (ADR): Cuánto dinero, de media, estás ganando por habitación reservada.
• Ingresos por habitación disponible (RevPAR): Una combinación de tu índice de ocupación y tu tarifa media diaria, que muestra la salud financiera general.
• Duración media de la estancia: El tiempo que suelen permanecer los huéspedes en tu hotel.
• Retorno de la Inversión (ROI): Una medida de la rentabilidad de tu hotel.

Estos informes te ayudan a ver lo que funciona y lo que necesita atención. Si bajan las reservas o la satisfacción de los huéspedes, sabrás exactamente por qué y podrás hacer ajustes. Con la información adecuada, puedes mejorar la experiencia de los clientes, aumentar la ocupación e incrementar los ingresos.

5. Pagos automatizados sin esfuerzo

La gestión de los pagos puede ser a menudo un cuello de botella en las operaciones hoteleras, lo que provoca frustración tanto en el personal como en los clientes. Las soluciones de pago automatizadas pueden simplificar este proceso, garantizando que los clientes puedan pagar los servicios rápida y fácilmente, mejorando su experiencia global.

Ventajas:

• Transacciones sin problemas: Los huéspedes pueden guardar de forma segura su información de pago, lo que les permite realizar transacciones con sólo unos clics -ya sea reservar una habitación, pedir servicio de habitaciones o mejorar su estancia- sin la molestia de tener que buscar dinero en efectivo o tarjetas.

• Integración con sistemas: Los sistemas de pago automatizados se integran con el software de gestión de tu propiedad, permitiendo cargos directos en las habitaciones de los huéspedes para mayor comodidad. Con un solo clic puedes procesar pagos de tarjetas almacenadas, enviar solicitudes de pago o iniciar pagos con tarjeta sin esfuerzo mediante una solución de pago integrada. Esta integración minimiza los errores de introducción manual y garantiza una facturación precisa.

• Propuestas de reserva más fáciles: simplifica la gestión de presupuestos con propuestas de reserva automatizadas que incluyan detalles de la estancia, solicitudes de pago y fechas de vencimiento. Si hay que pagar, puedes personalizar plantillas digitales de solicitud de pago y enviarlas directamente a las bandejas de entrada de los huéspedes, todo en modo automático.

• Menor carga para el personal: Al automatizar los procesos de pago, el personal del hotel puede centrarse en ofrecer un servicio excepcional a los huéspedes en lugar de gestionar las transacciones. Esto mejora la eficacia operativa y permite al personal relacionarse de forma más significativa con los huéspedes

Automatizar para el éxito: Lista de comprobación rápida para hoteles

Reflexiones finales

¿Tienes problemas con la gestión hotelera? No eres el único. La escasez de personal es real, pero ¿sabes qué? Hay un resquicio de esperanza llamado software de automatización hotelera. Es como tener un par de manos extra, que lo hacen todo más fácil, desde la entrada hasta la salida. Esto significa que tu equipo puede dejar de preocuparse por las cosas pequeñas y empezar a centrarse en lo que realmente importa: hacer felices a los huéspedes. No se trata sólo de estar al día; se trata de que tu hotel destaque.
¿Listo para aligerar la carga? Reserva una demostración para ver cómo RoomRaccoon puede ayudarte a aliviar el peso de tus operaciones diarias.