Verifactu y SES.Hospedajes para hoteles en España: requisitos, plazos y cómo preparar tu PMS

En 2026, SES.Hospedajes ya forma parte de las obligaciones diarias de los alojamientos en España, mientras que los nuevos plazos para adaptar los sistemas informáticos de facturación llegan en 2027. No son la misma normativa: SES.Hospedajes regula la comunicación de datos de reservas y viajeros, y el llamado Reglamento VeriFactu establece cómo debe funcionar el software que emite facturas.

Para la mayoría de los hoteles que tributan por el Impuesto sobre Sociedades, la fecha límite para adaptar su sistema informático de facturación es el 1 de enero de 2027. Para el resto de los obligados incluidos en el reglamento, entre ellos muchos autónomos, es el 1 de julio de 2027. El plazo depende de la situación fiscal y del sistema de facturación, no simplemente de que el negocio sea un hotel, una casa rural o un apartamento turístico.

Esta guía explica qué exige cada sistema, a quién afecta, qué diferencias territoriales conviene revisar y cómo preparar el PMS, la facturación y el registro de viajeros sin duplicar tareas.

VeriFactu y SES.Hospedajes: resumen para hoteles

• SES.Hospedajes: está operativo para comunicar información sobre el establecimiento, las reservas, los viajeros y el inicio de la estancia. Las comunicaciones deben realizarse de forma inmediata y, en todo caso, dentro de un máximo de 24 horas desde los momentos previstos en la norma.
• Sistemas informáticos de facturación: deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Los principales plazos para los usuarios son el 1 de enero y el 1 de julio de 2027.
• Modalidad VeriFactu: remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Es una de las dos modalidades admitidas para cumplir el reglamento.
• Factura electrónica B2B: es una obligación distinta para las facturas entre empresas y profesionales. Su calendario no es el mismo que el de VeriFactu.
• Reglas territoriales: el Real Decreto 933/2021 tiene ámbito nacional, pero el canal policial de comunicación debe comprobarse especialmente en Cataluña y el País Vasco.

¿Qué es VeriFactu y qué cambia en la facturación de un hotel?

VeriFactu es el nombre que suele utilizarse para hablar del Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023. En sentido estricto, VERI*FACTU es la modalidad que envía los registros de facturación a la AEAT de forma continuada y automática.

El reglamento no convierte cada factura en una factura electrónica ni cambia por sí solo cuándo debe expedirse una factura. Regula el funcionamiento del sistema informático que la genera. De hecho, la propia Agencia Tributaria distingue entre la factura y el registro de facturación: este último contiene datos fiscales y técnicos, pero no es la factura completa.

Un sistema de facturación adaptado debe, entre otros requisitos:

• crear un registro de alta por cada factura y, cuando corresponda, un registro de anulación;
• encadenar los registros mediante una huella digital o hash;
• evitar cambios, omisiones o eliminaciones que no dejen la correspondiente trazabilidad;
• incorporar el código QR exigido en las facturas completas y simplificadas emitidas mediante el sistema;
• permitir corregir errores mediante el procedimiento adecuado, por ejemplo con una factura rectificativa, en lugar de modificar una factura ya emitida;
• disponer de capacidad para remitir los registros a la AEAT.

Modalidad VERI*FACTU

En esta modalidad, el sistema remite en línea a la AEAT todos los registros de facturación de forma continuada, segura, automática y consecutiva. La factura incorpora la mención correspondiente a que es verificable en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Modalidad no VERI*FACTU

Esta modalidad no envía los registros de forma continuada, pero debe conservarlos en el propio sistema y aplicar controles adicionales. Entre ellos se encuentran la firma electrónica de los registros, el registro de eventos y mayores exigencias de conservación, exportación y comprobación.

Por tanto, no es exacto afirmar que todos los hoteles estarán obligados a enviar cada factura en tiempo real. Lo obligatorio, cuando el establecimiento entra en el ámbito del reglamento, es utilizar un sistema informático de facturación adaptado. La remisión automática caracteriza la modalidad VERI*FACTU.

¿El software debe estar aprobado por la AEAT?

La normativa no establece una homologación individual de cada programa por parte de la AEAT. La entidad productora debe certificar cada versión mediante una declaración responsable visible en el sistema y disponible para el cliente. Antes de contratar o actualizar un PMS, conviene solicitar esa declaración, identificar la versión cubierta y comprobar qué modalidad utiliza.

¿Cuándo será obligatorio VeriFactu para los hoteles?

El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó un año los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación. El calendario vigente es:

• 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el reglamento. Aquí se encuentran habitualmente hoteles explotados mediante una sociedad limitada o anónima.
• 1 de julio de 2027: resto de los obligados incluidos en el reglamento, entre ellos muchas personas físicas que desarrollan la actividad como autónomos.

No todos los alojamientos quedan automáticamente sometidos al mismo régimen. Según la AEAT, el reglamento afecta, con carácter general, a empresarios y profesionales establecidos en territorio español que emiten facturas mediante un sistema informático, siempre que no estén acogidos al Suministro Inmediato de Información, no tengan su domicilio fiscal en los territorios forales del País Vasco o Navarra y no cuenten con una exclusión aplicable.

Hay cuatro comprobaciones especialmente importantes:

1. Forma jurídica y tributación: determina cuál de los dos plazos de 2027 corresponde.
2. Uso del SII: quienes están acogidos al Suministro Inmediato de Información quedan fuera del Reglamento de sistemas informáticos de facturación.
3. Domicilio fiscal: los territorios forales del País Vasco y Navarra aplican su propia normativa. Lo relevante no es solo dónde está el alojamiento, sino dónde tiene su domicilio fiscal el obligado.
4. Proceso real de facturación: hay que revisar el PMS, el TPV del restaurante o bar, los cobros de extras, las facturas de grupos, los abonos y cualquier sistema externo que emita facturas.

Un PMS hotelero conectado con la facturación y los pagos reduce el riesgo de que una reserva, un cobro o una corrección quede fuera del flujo trazable.

¿Qué es SES.Hospedajes y a qué alojamientos afecta?

SES.Hospedajes es la plataforma habilitada por el Ministerio del Interior para cumplir las obligaciones de registro documental y comunicación establecidas por el Real Decreto 933/2021. El sistema está en uso efectivo desde el 2 de diciembre de 2024.

La obligación alcanza a personas físicas y jurídicas que realizan o intermedian en actividades de hospedaje en España, de forma profesional o no. El concepto es amplio e incluye hoteles, hostales, pensiones, casas rurales, campings, albergues, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico, además de otras modalidades que proporcionan un espacio para pernoctar a cambio de una contraprestación.

Las denominaciones y los requisitos turísticos de un apartamento turístico o una vivienda de uso turístico varían entre comunidades autónomas. Sin embargo, esa clasificación regional no debe utilizarse por sí sola para concluir que el Real Decreto 933/2021 no se aplica.

¿Qué información debe comunicarse y en qué plazo?

El Real Decreto 933/2021 exige comunicar la información de forma inmediata y, en todo caso, en un plazo máximo de 24 horas a partir de dos momentos distintos:

• cuando se realiza la reserva o se formaliza el contrato y, en su caso, cuando se produce su anulación;
• cuando comienzan los servicios contratados, normalmente en el check-in.

Esto significa que no basta con enviar únicamente el parte después de la llegada. El flujo debe contemplar tanto los datos de la reserva como los de los viajeros al inicio de la estancia.

Entre los datos previstos en el anexo del real decreto se encuentran:

• datos del titular de la actividad y del establecimiento;
• nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad y datos del documento de identidad del viajero;
• domicilio habitual y datos de contacto;
• número de viajeros y relación de parentesco cuando alguno sea menor de edad;
• referencia, fechas y demás información de la reserva o del contrato;
• datos de la ejecución de la estancia y del medio de pago en el alcance previsto por la norma.

El parte de entrada debe ser firmado por toda persona mayor de 14 años. Los datos de los menores de 14 años los facilita la persona adulta que los acompaña. Los operadores profesionales deben mantener además un registro informático y conservar los datos exigidos durante tres años desde la finalización del servicio.

¿Qué cambia en Cataluña y el País Vasco?

El Real Decreto 933/2021 declara un ámbito de aplicación nacional. Al mismo tiempo, Cataluña y el País Vasco mantienen servicios propios para la comunicación a los Mossos d’Esquadra y a la Ertzaintza. Por eso, el hotel debe verificar con la autoridad competente qué canal o combinación de canales corresponde a su ubicación y configurar el software en consecuencia.

No conviene asumir que una instrucción genérica sobre SES.Hospedajes sustituye automáticamente cualquier obligación autonómica, ni duplicar envíos sin haber confirmado el procedimiento aplicable. Esta comprobación es especialmente importante para grupos con establecimientos en varias comunidades.

Protección de datos: no se debe guardar una copia del DNI o pasaporte

La obligación de identificar al viajero no autoriza a solicitar o conservar una copia completa de su DNI o pasaporte. La Agencia Española de Protección de Datos considera que esa práctica vulnera el principio de minimización porque el documento contiene más información de la requerida.

Los datos pueden recabarse mediante un formulario presencial u online. En recepción puede realizarse una verificación visual del documento; a distancia deben utilizarse mecanismos de autenticación adecuados y proporcionados. Un escáner de identificación con OCR puede agilizar la captura de los campos necesarios, pero el responsable del tratamiento debe comprobar que su configuración no conserva una imagen completa sin base jurídica y que limita el acceso a los datos.

VeriFactu, factura electrónica y SES.Hospedajes no son lo mismo

La confusión entre estas obligaciones puede provocar decisiones técnicas equivocadas. Cada una tiene una finalidad, una autoridad responsable y un calendario propio:

• SES.Hospedajes: responde a fines de seguridad ciudadana y depende del Ministerio del Interior. Trata información sobre alojamientos, reservas, viajeros y estancias.
• Reglamento de sistemas informáticos de facturación: responde a fines tributarios y depende de la AEAT. Regula la forma en que el software genera, protege, conserva o remite los registros de facturación.
• Factura electrónica obligatoria B2B: regula la expedición, transmisión y recepción de facturas estructuradas entre empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026 desarrolló el sistema, pero su aplicación efectiva depende de la orden ministerial de la solución pública.
• Informes del INE, tasas turísticas y registros autonómicos: son obligaciones distintas. Su aplicación depende de la actividad y, en algunos casos, de la comunidad autónoma o el municipio.

A agosto de 2026, el calendario efectivo de la factura electrónica B2B todavía debe computarse desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista en el Real Decreto 238/2026: 12 meses para quienes superaron los ocho millones de euros de volumen de operaciones en el año anterior y 24 meses para el resto. Por tanto, no debe presentarse como si fuera el mismo plazo que VeriFactu.

Cómo preparar tu hotel para VeriFactu y SES.Hospedajes

1. Determina qué régimen se aplica a cada establecimiento

Documenta la forma jurídica, el régimen tributario, el domicilio fiscal, el uso o no del SII y la autoridad policial competente. Si gestionas varias propiedades, no des por hecho que todas siguen el mismo flujo.

2. Haz un inventario de todos los puntos que generan facturas

Revisa el PMS, el TPV, la pasarela de pagos, el restaurante, el spa, los eventos, los depósitos, las tarjetas virtuales de las OTA, las facturas de empresa y los abonos. Una gestión de pagos integrada facilita la conciliación entre reserva, cobro y factura, pero también debe contemplar las excepciones y correcciones.

3. Pide pruebas concretas a tu proveedor de software

No te conformes con la expresión “preparado para VeriFactu”. Solicita:

• la declaración responsable de la versión que utilizará el hotel;
• la modalidad de funcionamiento: VERI*FACTU o no VERI*FACTU;
• cómo se generan el QR, la huella y el encadenamiento de registros;
• cómo se gestionan anulaciones, facturas rectificativas, devoluciones y cambios de pagador;
• qué ocurre cuando falla internet o la AEAT rechaza temporalmente un envío;
• cómo se exportan los registros y qué evidencias quedan disponibles ante una revisión.

4. Configura el ciclo completo de SES.Hospedajes

Define quién da de alta el establecimiento, cómo se recogen los datos durante la reserva, cuándo se verifican en el check-in, qué canal recibe la comunicación y cómo se corrigen los rechazos. Una solución de cumplimiento para el registro de viajeros debe cubrir el flujo sin obligar al equipo a volver a introducir la misma información.

5. Aplica minimización de datos y permisos de acceso

Recoge únicamente los campos necesarios, evita copias completas de documentos de identidad, limita los permisos por función y fija plazos de conservación. Incluye el proceso en el registro de actividades de tratamiento y revisa la información de privacidad facilitada al huésped.

6. Forma al equipo y prueba las excepciones

Recepción, administración y contabilidad deben saber qué datos solicitar, cuándo enviarlos y cómo actuar ante una reserva de última hora, una anulación, un error de identidad, una caída de conexión o una factura mal emitida. Conviene probar estos casos antes de la fecha límite y conservar un procedimiento interno sencillo.

Si el cambio implica sustituir varias herramientas desconectadas, un software de gestión hotelera integrado puede centralizar reservas, huéspedes, facturación y pagos. Planifica también la migración, la configuración y la formación del equipo con margen suficiente.

Sanciones por incumplir VeriFactu o SES.Hospedajes

Las sanciones no proceden del mismo régimen jurídico y no deben mezclarse.

Sanciones relacionadas con los sistemas de facturación

La Ley General Tributaria contempla una multa fija de 50.000 euros por ejercicio por la tenencia de sistemas informáticos que no estén debidamente certificados cuando deban estarlo o cuyos dispositivos certificados hayan sido alterados o modificados. Esta cuantía no significa que cualquier error puntual al emitir una factura genere automáticamente una multa de 50.000 euros.

Sanciones relacionadas con el registro de viajeros

El Real Decreto 933/2021 remite a la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana:

• las irregularidades o deficiencias del registro y las comunicaciones fuera de plazo se consideran infracciones leves, sancionables con multas de 100 a 600 euros;
• la falta de los registros obligatorios o la omisión de las comunicaciones se consideran infracciones graves, sancionables con multas de 601 a 30.000 euros.

La cuantía concreta depende de la conducta, su gravedad y el correspondiente procedimiento sancionador. No es correcto atribuir de forma genérica cualquier error a una multa de 30.000 euros.

Cómo ayuda RoomRaccoon a centralizar el cumplimiento

RoomRaccoon integra en una misma plataforma el PMS, la facturación, los pagos y las funciones de cumplimiento para España. Su soporte para VeriFactu permite trabajar con facturas inalterables, códigos QR, trazabilidad y comunicación con la AEAT, mientras que la integración con los sistemas de registro de viajeros reduce la introducción manual de datos.

La automatización no elimina la responsabilidad del establecimiento. Antes de la puesta en marcha deben confirmarse la versión y declaración responsable del sistema de facturación, el régimen fiscal del titular, el canal policial correspondiente y la configuración de protección de datos.

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Preguntas frecuentes sobre VeriFactu y SES.Hospedajes

¿VeriFactu es obligatorio para todos los hoteles en 2026?

No. Los plazos generales para los usuarios de sistemas informáticos de facturación incluidos en el reglamento son el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. En 2026 sí conviene completar la auditoría, actualización y formación.

¿Todos los hoteles deben enviar sus facturas a la AEAT en tiempo real?

No necesariamente. La remisión automática y continuada corresponde a la modalidad VERI*FACTU. También existe una modalidad no VERI*FACTU que conserva los registros en el sistema y aplica controles adicionales. En ambos casos, el software debe cumplir los requisitos del reglamento cuando resulte aplicable.

¿VeriFactu es lo mismo que la factura electrónica?

No. VeriFactu regula el sistema que soporta la facturación y sus registros. La factura electrónica B2B regula el formato y el intercambio electrónico de facturas entre empresas y profesionales y tiene un calendario propio.

¿El plazo de SES.Hospedajes empieza únicamente en el check-in?

No. La norma exige comunicar, de forma inmediata y como máximo en 24 horas, tanto la reserva, formalización del contrato o anulación como el inicio de los servicios contratados.

¿Puede un hotel pedir una foto o copia del DNI para completar el registro?

No como práctica general basada únicamente en el Real Decreto 933/2021. La AEPD indica que deben recabarse los datos exigidos, pero no una copia completa del documento. En un proceso presencial puede bastar la verificación visual; en un proceso online deben emplearse mecanismos de autenticación proporcionados.

¿SES.Hospedajes se aplica también a casas rurales y viviendas de uso turístico?

Sí, el ámbito del Real Decreto 933/2021 es amplio y no depende del tamaño del alojamiento. No obstante, las denominaciones, registros turísticos y otros requisitos de la actividad pueden variar por comunidad autónoma.

¿Qué debe hacer el hotel si un envío es rechazado?

Debe existir un procedimiento para revisar el motivo, corregir los datos y reenviar la comunicación, conservando la evidencia del intento y de la resolución. El PMS o proveedor debe mostrar el estado del envío y alertar al equipo, no limitarse a darlo por completado.

Conclusión

En 2026, la prioridad no es cambiar una fecha en el calendario, sino separar correctamente las obligaciones y preparar un flujo operativo completo. SES.Hospedajes ya exige comunicar reservas y viajeros dentro de sus plazos, mientras que la adaptación de los sistemas de facturación debe quedar lista para las fechas de 2027 que correspondan a cada titular.

Un PMS bien configurado puede reducir tareas manuales y errores, pero el cumplimiento requiere además una declaración responsable válida, procesos para excepciones, formación del equipo y una recogida de datos respetuosa con la privacidad.