¿Qué es un sistema de gestión de propiedades?

Un sistema de gestión de propiedades, o PMS, es un software diseñado para gestionar propiedades de alquiler y alojamientos, aunque también se utiliza en las industrias manufactureras. Ofrece un sistema informático centralizado para organizar, programar y realizar las funciones y transacciones cotidianas de los alojamientos.

Las soluciones de gestión de propiedades se han personalizado para satisfacer las necesidades específicas del sector hotelero y aumentar la eficacia de las operaciones. Gracias a los registros informáticos, los sistemas de gestión de propiedades han facilitado significativamente la actualización y consulta de registros centralizados desde varios ordenadores y dispositivos.

Elegir el PMS adecuado para tu pequeño hotel es crucial para alcanzar la máxima eficiencia, satisfacción de los huéspedes y el éxito. Piensa en el PMS como el corazón de tu hotel: almacena toda la información de los huéspedes y gestiona los detalles del check-in y check-out. En esta guía completa, empezaremos por analizar los aspectos básicos de esta tecnología, hablaremos de cómo puede beneficiar a tu establecimiento y profundizaremos en aspectos más complejos, como sus características, funcionalidades y complementos.

¿Cómo sé si necesito un PMS para mi hotel?

Como proveedor de alojamiento, entendemos que las limitaciones presupuestarias pueden hacerte dudar a la hora de invertir en un PMS. Sin embargo, aunque gestionar las reservas en una hoja de cálculo Excel pueda parecer una solución económica, hacerlo manualmente puede ser más costoso debido al tiempo y las oportunidades perdidas.

Aquí tienes seis señales que indican que ha llegado el momento de invertir en un PMS:

Información deficiente sobre el rendimiento de tu hotel

Una información deficiente sobre el rendimiento de un hotel puede dificultar la comprensión de las métricas, la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones informadas. Disponer de datos precisos y actualizados sobre los índices de ocupación, los ingresos, la satisfacción del cliente y la eficiencia es crucial para desarrollar estrategias y resultados eficaces en tu negocio.

Dificultad para mantener tarifas competitivas

Los hoteles pueden tener dificultades para mantener precios competitivos debido a factores del mercado y a estrategias de precios ineficaces. Esto puede reducir la rentabilidad y hacer más difícil atraer huéspedes, sobre todo en mercados donde los clientes son muy conscientes de los precios. Si te encuentras en esta situación, una buena idea es revisar tus estrategias de precios, realizar estudios de mercado y utilizar modelos de precios dinámicos que tengan en cuenta la demanda, las épocas del año y las tarifas de la competencia. Te recomendamos utilizar nuestra herramienta de análisis de la competencia, RaccoonRev, para desarrollar una estrategia de precios competitiva. Descárgate nuestro folleto para saber más sobre ella.

Check-in y check-out manual

Cuando el check-in y check-out en los hoteles se hace de forma manual, significa que no hay automatización: el personal se encarga de tareas como registrar la información de los huéspedes, entregar las llaves y procesar los pagos de forma manual. Esto puede consumir mucho tiempo y generar más papeleo. Con un PMS para automatizar el check-in y check-out, se reducen los tiempos de espera, y tu equipo puede ofrecer un servicio personalizado. En resumen, la automatización te ayuda a operar con eficacia y a modernizar tus operaciones.

Las reservas están estancadas en la Edad Media

¿Te preocupa perder llamadas de huéspedes potenciales cuando estás lejos de la recepción? Aunque un motor de reservas es una buena solución para este problema, un PMS con un documento de propuesta de reserva es aún mejor. Automatizar el proceso de reserva no sólo te permite aceptar reservas online sin problemas, sino que también te libera de tener que estar siempre en la mesa de recepción. Esto se alinea con las preferencias de los viajeros modernos que buscan soluciones rápidas y comodidad a la hora de reservar. Mejora la experiencia de los huéspedes y la eficiencia operativa con un PMS que ofrece un proceso de reserva en 5 pasos rápido y sin complicaciones.

La comunicación con los huéspedes ocupa la mayor parte de tu tiempo

¿Estás cansado de no tener acceso a los datos históricos de los huéspedes para comunicarte y ofrecerles servicios personalizados? El PMS de RoomRaccoon puede revolucionar tu enfoque guardando perfiles completos de los huéspedes, incluidas sus preferencias y tarifas preferidas. Con esta información, puedes configurar correos electrónicos automatizados para cada etapa del viaje del huésped, desde la reserva hasta después de la estancia. Esto brinda a los huéspedes una experiencia única y personalizada, lo que puede aumentar su lealtad hacia tu hotel. Tus huéspedes se sentirán valorados desde el momento en que llegan, ya que habrás adaptado cada estancia a sus preferencias individuales. Los viajeros modernos esperan recibir correos electrónicos de confirmación automatizados, actualizaciones por mensaje de texto y que se les notifique cualquier novedad a lo largo de su estancia.

Aquí tienes nuestra plantilla gratuita de correo electrónico para hoteles, que te ayudará a optimizar la comunicación con los huéspedes.

Tus operaciones diarias están dispersas

Los hoteles que utilizan varias herramientas distintas y operan de forma descentralizada pueden encontrar dificultades en la eficiencia, la comunicación y las operaciones diarias. Con el PMS de RoomRaccoon, puedes centralizar las operaciones y mejorar la comunicación, minimizando los errores. Además, al contar con canales de comunicación claros, formación para el personal y procedimientos operativos estándar, podrás organizar las operaciones de tu hotel con mayor eficacia. Por eso es importante tener un sistema todo en uno que simplifique las operaciones diarias y te brinde herramientas avanzadas de fijación de precios y upselling para aumentar tus ingresos.

¿Qué es un PMS hotelero todo en uno?

Un PMS todo en uno suele integrar varios módulos para gestionar de forma integral las operaciones del hotel, entre los que se incluyen:

• Un motor de reservas es un software que permite hacer reservas online a través de canales directos, como el sitio web de un hotel, sus redes sociales y los metabuscadores. Debido a la creciente tendencia a reservar alojamiento en línea, incluso los hoteles pequeños deben reconocer la importancia de contar con un motor de reservas online. Aquí tienes nuestra guía del motor de reservas, que te mostrará cómo transformar tu sitio web en una poderosa herramienta de reservas.
• Un channel manager es una herramienta que te ayuda a gestionar los distintos sitios de reservas (también conocidos como agencias de viajes online u OTA) a través de los cuales se vende tu propiedad. Funciona con un «modelo de inventario compartido» que actualiza tus habitaciones, tarifas y disponibilidad en varias OTA simultáneamente. Esto garantiza que tu inventario esté siempre actualizado y que nunca se produzcan sobreventas, independientemente de dónde se haga la reserva, ya sea directamente en tu sitio web, a través de un sitio de reservas de terceros o en el punto de venta.
  
• Un sistema de procesamiento de pagos para hoteles:el PMS de RoomRaccoon cuenta con una solución de pago integrada llamada RaccoonPay. RaccoonPay garantiza un procesamiento de pagos rápido y sin problemas a través del motor de reservas, el channel manager y también en la recepción. Puedes ver toda la actividad de pago, desembolsos, reembolsos y transacciones con tarjeta de crédito virtual (VCC).
  

¿Cuál es la diferencia entre un PMS de hotel y un software de recepción?

El software de recepción, o sistema de recepción, es esencialmente un PMS de hotel. El objetivo principal de un PMS es proporcionarte la tecnología que necesitas para gestionar eficazmente las tareas de recepción, de ahí su nombre alternativo. En resumen, todo lo que puedes hacer en la recepción se puede hacer con un PMS.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todos los software de recepción y PMS son iguales. Un sistema de gestión de propiedades se llama así porque está pensado para gestionar todos los aspectos de tu hotel. Si una herramienta se se describe únicamente como un sistema de «recepción» y no como un «PMS», es posible que carezca de funciones esenciales que se encuentran en los PMS hoteleros modernos y de alto rendimiento.

Para evitar confusiones, es útil conocer otros sinónimos de PMS, como gestión hotelera, software de gestión hotelera, gestión de moteles y software de gestión de posadas.

Cuando estés en la búsqueda de software para la gestión hotelera, es posible que te encuentres con términos como “software para B&B” or “software para airbnb”. Aunque estos términos suelen referirse a un PMS para hoteles, algunas herramientas pueden estar especialmente diseñadas para un tipo de alojamiento concreto y pueden no ser adecuadas para otros. Es crucial revisar las capacidades del software y el grupo de usuarios previsto antes de tomar una decisión de compra.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un PMS hotelero?

Un PMS ofrece varias ventajas, como lala eficiente optimización y automatización de las operaciones comerciales. Ajusta automáticamente las tarifas, analiza los precios de la competencia, ofrece funciones de análisis e informes, recuerda las preferencias de los clientes y se ocupa de las comunicaciones con los huéspedes. Aquí tienes más ventajas de utilizar el PMS RoomRaccoon:

1. Ahorra hasta 4 horas diarias: automatiza procesos para ahorrar hasta 4 horas diarias, reduce costos y optimiza tareas.
2. Disfruta de más opiniones de 5 estrellas: utiliza herramientas centradas en el huésped para ofrecer una experiencia de usuario integrada y sin obstáculos.
   
3. Mayor valor de vida del huésped: incorporar funciones que establezcan una conexión personalizada con los huéspedes es importante para fomentar la fidelidad.
   
4. Conexión instantánea con las principales OTA, GDS y metabuscadores: gestiona la disponibilidad, las tarifas y las reservas para mostrar tus habitaciones en múltiples canales de viajes y motores de búsqueda.
   
5. Incremento de los ingresos: durante la temporada de verano europea de 2023, el RevPAR aumentó un 20 % debido a la gran demanda de viajes y a la mejora de las estrategias de fijación de precios de las habitaciones, a pesar del aumento de las tarifas.

¿Qué características debo buscar en un PMS para hoteles pequeños?

Al elegir un PMS hotelero, es importante buscar una gestión de recepción basada en la nube, comunicación personalizada y funciones de upselling. Si te falta alguna función crucial, tendrás que recurrir a un sistema distinto, lo que va en contra del propósito de tener una experiencia de gestión hotelera «todo en uno».

Afortunadamente, RoomRaccoon ofrece una solución integral que te garantiza todos los módulos esenciales. Ahora, profundicemos en los que hacen de RoomRaccoon una experiencia de gestión hotelera inigualable y sin complicaciones.

Gestión de la recepción

Tu PMS debe proporcionar las herramientas necesarias para organizar y gestionar tu pequeño hotel con eficacia. Para ofrecer a tus huéspedes un servicio excepcional desde el momento de su llegada hasta su partida, deberías poder realizar las siguientes tareas con facilidad:

• Genera facturas.
• Destacar en la gestión de propiedades con las «salas grises» de RoomRaccoon. Vende y factura fácilmente espacios extra como salas de conferencias y aparcamiento, y aumenta tus ingresos.
• Hacer el check-in o check-out de los huéspedes.
• Configurar tu propiedad, incluyendo las categorías de habitaciones y los planes de tarifas.
• Reorganizar las reservas existentes y simplificar los check-in, además de mejorar la experiencia de los huéspedes con funciones como recordatorios programados y perfiles de huéspedes.
• Hacer un seguimiento de los huéspedes recurrentes.

Capacidades de cross-sell y upselling

Vende servicios complementarios a tus clientes actuales y maximiza tus ingresos. Un buen PMS debe incluir un software de upselling para que puedas ofrecer servicios adicionales como check-out tardío, desayuno, paquetes de spa, lo que te permitirá aumentar el TrevPAR. Deberías poder personalizar estos extras para satisfacer las necesidades de cada huésped y añadir elementos adicionales a su reserva durante la estancia. Al ofrecer productos y servicios relevantes, mejorarás la experiencia de tus huéspedes mientras aumentas tus beneficios. Con la ayuda de RaccoonUpsell, el Hotel Boutique The Glen aumentó su ROI un 273% al ofrecer paquetes de spa y servicios adicionales durante el proceso de reserva.

Descarga nuestro folleto informativo para obtener consejos sobre upselling y descubre cómo puedes hacerlo con el PMS de RoomRaccoon.

Software en la nube

Independientemente de tu ubicación o del dispositivo que utilices, acceder a tu sistema debe ser sencillo. Para lograrlo, el sistema debe estar basado en la nube. De este modo, puedes controlar fácilmente tus reservas mientras llevas a cabo tus actividades diarias. Lo único que tienes que hacer es llevar contigo tu smartphone o tableta.

El software basado en la nube tiene varias características clave, entre ellas:

1. Accesibilidad: siempre que tengas conexión a Internet, puedes acceder al software desde cualquier dispositivo, lo que lo hace flexible y cómodo para los usuarios.
   
2. Escalabilidad: las soluciones basadas en la nube pueden adaptarse rápidamente a las necesidades del usuario, lo que las convierte en una opción muy popular.
3. Actualizaciones automáticas: los proveedores de servicios en la nube se encargan de las actualizaciones y el mantenimiento, garantizando que los usuarios puedan acceder siempre a las últimas funciones y parches de seguridad.
4. Colaboración: el software basado en la nube fomenta la colaboración entre los usuarios, permitiéndoles trabajar juntos en tiempo real, compartir documentos y comunicarse eficazmente.
5. Seguridad de los datos: los proveedores de la nube invierten en sólidas medidas de seguridad para proteger los datos de los usuarios, que suelen incluir encriptación, controles de acceso y auditorías de seguridad periódicas.
6. Rentabilidad: el software basado en la nube suele funcionar con un modelo de suscripción, lo que elimina la necesidad de costos iniciales de infraestructura y permite a los usuarios pagar sólo por lo que utilizan.

Funcionalidad para una comunicación personalizada con los huéspedes

Un Sistema de gestión de propiedades de primera categoría puede marcar la diferencia para que tus huéspedes tengan la mejor estancia posible en tu hotel. El PMS de RoomRaccoon incluye funciones que permiten una comunicación fácil y estructurada con los huéspedes a lo largo de su estancia. Así es como funciona:

1. Confirmación de la reserva: en cuanto tus huéspedes reserven su estancia, nuestro PMS les enviará automáticamente un correo electrónico de confirmación. Esto confirma su reserva y les hace saber que estás encantado de tenerlos como huéspedes.
2. Información previa a la llegada: en los días previos a la llegada de tus huéspedes, el PMS les enviará un correo electrónico con toda la información que necesitan para hacer el check-in sin problemas. Aprovecha la oportunidad para generar expectativas positivas sobre su estancia y ofrecerles servicios o comodidades adicionales que puedan ser de su interés.
3. Agradecimiento tras la estancia: el PMS enviará un sincero correo electrónico de agradecimiento después de que tus huéspedes hagan el check-out. Además, solicitará comentarios sobre su experiencia y ofrecerá códigos promocionales para futuras reservas o recomendaciones. Al ofrecer códigos personalizados, tus huéspedes se sentirán valorados y será más probable que se conviertan en clientes fieles y recurrentes.

Cada propiedad es única, por lo que debes personalizar estos correos electrónicos para que reflejen la imagen y esencia de tu marca. Con nuestro PMS, puedes crear una experiencia única para tus huéspedes que hará que regresen una y otra vez.

Vender habitaciones con agencias de viajes online

Dos tercios de los viajeros reservan sus viajes por internet, por lo que los hoteles necesitan una experiencia de reserva online fluida y fácil de usar. Esto es aún más importante para los viajeros internacionales que pueden tener dificultades para reservar en hoteles pequeños. Un PMS puede ayudar a los propietarios de hoteles a asociarse con agencias de viajes online (OTA) internacionales, como Booking.com, Agoda y Expedia, para llegar a un público más amplio y aumentar las reservas.

Es hora de aumentar los ingresos con nuestro PMS

Maximiza los ingresos de tu hotel utilizando RaccoonRev nuestra herramienta de gestión de ingresos que te ayuda a vender tus habitaciones estratégicamente y en el momento adecuado a precios competitivos. Con RaccoonRev, puedes ajustar las tarifas de tus habitaciones con reglas automatizadas de gestión del rendimiento basadas en periodos de tiempo, precios de las habitaciones, tarifas de la competencia y disponibilidad. Puedes adaptar estas reglas para aumentar tu RevPAR (Ingresos por habitación disponible).

Agiliza las operaciones y deleita a los huéspedes con RoomRaccoon

La función de recepción agiliza y automatiza las operaciones cotidianas cruciales para gestionar una propiedad. Nuestro channel manager gestiona tu presencia en sitios web de terceros, permitiéndote actualizar todos los listados con un solo clic y ajustar automáticamente la disponibilidad para evitar las reservas duplicadas. Sencillo, intuitivo y optimizado, el PMS de RoomRaccoon hace todo el trabajo pesado por ti. Aquí tienes un resumen de lo que nos convierte en la elección preferida para hoteleros independientes:

• Puedes ahorrar horas diarias automatizando tareas como la comunicación con los huéspedes, los pagos, las reservas y el check-out. Esto permite que tu equipo brinde una experiencia de 5 estrellas para tus huéspedes. Asegúrate de que la experiencia de los huéspedes sea fluida, desde la búsqueda inicial hasta después de la estancia, y haz que cada punto de contacto con el huésped sea una experiencia agradable.
• Nuestro software PMS también está diseñado con herramientas generadoras de ingresos, que pueden ayudarte a dirigir un negocio de éxito en un sector dinámico con menos esfuerzo.
• Mejora tus operaciones, deleita a tus huéspedes y crea experiencias inolvidables con RoomRaccoon. Mejora tus operaciones, deleita a tus huéspedes y crea experiencias inolvidables con RoomRaccoon.