Reportes policiales y registro de huéspedes

¿Es obligatorio registrar a todos los viajeros que pasan por mi propiedad?, ¿qué son los reportes policiales?, ¿a qué autoridad debo enviarlos?, ¿a través de qué medio debo enviarlos?, ¿cómo puede el software de RoomRaccoon facilitar este proceso de registro y comunicación?. Si alguna vez te has hecho alguna de estas preguntas, ponte cómodo porque éste es el blog que estabas buscando y que aclarará todas tus dudas.

Ya seas un nuevo propietario o simplemente hayas decidido cambiar de software de gestión, es normal que tengas éstas y muchas más dudas sobre el registro de viajeros y otros requisitos legales a seguir. RoomRaccoon ha sido creado por y para hoteleros por lo que sabemos de primera mano las dudas que nuestros usuarios pueden tener.

Empecemos por el principio.

1. ¿Es obligatorio registrar a todos y cada uno de los viajeros que se hospedan en mi propiedad?

Simple, sí. Según la orden INT/1922/2003 de la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana, cualquier tipo de alojamiento turístico (hoteles independientes, alquileres vacacionales, hostales, casas rurales, apartamentos, villas, etc) está obligado a informar a la policía de las estancias de sus huéspedes deben registrar a todos los viajeros mayores de 14 años en menos de 24 horas después del check-in. Independientemente del tipo de propiedad que gestiones, debes compartir con las autoridades pertinentes los datos de las salidas y entradas a través de estos reportes policiales o ficheros de viajeros.

Pero no tienes nada de qué preocuparte; RoomRaccoon ofrece un serie de integraciones y herramientas para que todos estos procesos sean pan comido.

2. ¿Qué son los reportes policiales?

Los informes policiales de RoomRaccoon son un tipo de documento que hemos creado específicamente para agrupar todos los datos necesarios de la forma más clara posible según la normativa española y simplificar la comunicación con los cuerpos de seguridad. Nos hemos asegurado que la estructura de nuestros reportes cumple con las características necesarias además de acortar el proceso de creación de los mismos.

De hecho, nuestro proceso de descarga y subida de ficheros se puede resumir en 3 simples pasos:

1. Haz clic en tu módulo de “Informes” en la parte izquierda de la pantalla. En la pestaña Informes de “Informes de rendimiento” verás la sección de “Reportes Policiales”.
2. Haz click en “Enviar” y se descargará el fichero de forma automática.
3. Sube el fichero en la plataforma del cuerpo correspondiente.

3.
¿A qué autoridad debo enviarle los reportes policiales?

Dependiendo de la localización de tu propiedad deberás enviar tus informes policiales a las siguientes entidades:

• Policia Nacional.
• Guardia Civil (en caso de no contar con una comisaría de Policía Nacional en la localidad).
• Mossos d’Esquadra (para propiedades situadas dentro de la CCAA de Cataluña).
• Ertzaintza (para los establecimientos del País Vasco).

4. ¿A través de qué medio debo enviarlos?

Primero que nada, debes tener en cuenta que el registro de datos es un proceso altamente sensible e importante a la hora de cumplir con la normativa del estado Español. Para minimizar la entrada de datos erróneos recomendamos el uso de una herramienta de extracción automática como RaccoonID, nuestro escáner de documentos completamente integrado con el PMS de RoomRaccoon y que no sólo reduce la posibilidad de datos inexactos al mínimo, sino que también ofrece un proceso de registro mucho más cómodo y seguro.

Una vez te hayas asegurado que tu proceso de extracción de datos es preciso, es el momento de compartir tus reportes policiales con las autoridades. Cada una de las diferentes entidades tiene una página diferente para la subida de datos:

• Policia Nacional – https://webpol.policia.es/e-hotel/login?#
• Guardia Civil – https://hospederias.guardiacivil.es/hospederias/configuracion.do
• Mossos d’Esquadra – https://registreviatgers.mossos.gencat.cat/mossos_hotels/AppJava/
• Ertzaintza – https://www.ertzaintza.euskadi.eus/wps/myportal/ertzaintza/registroHostelero

Y por fin, llegamos a la pregunta más importante.

5. ¿Cómo puede el software de RoomRaccoon facilitar este proceso de registro y comunicación de reportes policiales?

Para empezar, te ofrecemos una herramienta innovadora e integrada para extraer datos correctos además de elevar la experiencia de tus huéspedes con RaccoonID.

En segundo lugar, simplificamos el proceso de creación de reportes policiales a unos simples clicks con nuestra pestaña de “Reportes policiales” además de asegurar una estructura de los documentos ideal.

Además, el software hotelero todo-e-uno de RoomRaccoon ofrece una integración completa y automática con la Guardía Civil, el Instituto Nacional de Estadística y con la plataforma del Ministerio de Interior (Ses.Hospedajes) para que no tengas que preocuparte por la subida de datos a estas entidades.

En el caso del resto de entidades como la Policía Nacional, Mossos d’Esquadra y Ertzaintza (que no ofrecen comunicación automática) posibilitan la subida de un fichero a través de sus páginas web. ¿La buena noticia? Con nuestro robusto  PMS de RoomRaccoon, puedes crear los ficheros con el formato específico para ser subidos a la página de las autoridades competentes.

Y por si no era poco, en RoomRaccoon estamos siempre en constante búsqueda de nuevas formas de facilitar la vida de nuestros hoteleros. Para ello, estamos trabajando en las siguientes integraciones para optimizar el intercambio de datos con las autoridades  también en el País Vasco con nuestra futura integración con la La Ertzaintza y con TicketBai.

RoomRaccoon es el software que tu propiedad necesita

Nombrado como “El Mejor Channel Manager para Hoteles del Mundo” por World Travel Tech Awards, RoomRaccoon es uno de los software de gestión hotelera para propiedades independientes más completos del mercado.

En su misión de brindar todas las herramientas necesarias para el éxito a sus usuarios, el sistema de gestión todo-en-uno ofrece una plataforma formada por un PMS, un channel manager, un motor de reservas y una pasarela de pagos propia además de un conjunto de herramientas adicionales como upsell, un revenue manager, un módulo avanzado de housekeeping y una plataforma de diseño web de última generación que impulsan la eficiencia de los hoteles independientes mediante la automatización, ofreciendo una experiencia de gestión hotelera todo-en-uno sin integraciones complejas.

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