Reservas de grupos en hoteles

Imaginemos el siguiente escenario: tras la reciente pandemia te has visto obligado a recortar personal y disminuir tu plantilla un 30%. Por otro lado, has logrado adaptar tu propiedad a las nuevas tecnologías y adquirido RoomRaccoon, nuestro sistema de gestión de la propiedad. Un día, se pone en contacto contigo un organizador de bodas. Entonces te entra el pánico y te empiezas a preguntar cosas como: ¿qué son las reservas de grupos?, ¿qué requisitos tienen?, ¿puedo recibir reservas de este tipo con mi software actual?.

Así nace este artículo, para responder a todas tus preguntas (y alguna sorpresa) sobre las reservas grupales, cómo sacarles el máximo provecho y una breve introducción sobre nuestra próxima nueva funcionalidad para la gestión de grupos. ¡Vamos allá!

Lo primero es lo primero, ¿qué son las reservas de grupos en hoteles?

Las reservas de grupo en hoteles son aquellas en las que se reservan múltiples habitaciones para un conjunto de personas que viajan juntas, como grupos turísticos, equipos deportivos, bodas, conferencias y eventos. Este tipo de reservas pueden ser bastante complicadas de gestionar ya que involucran un alto nivel de coordinación, seguimiento de disponibilidad de habitaciones y manejo de pagos y facturación impecable.

Tipos de reservas de grupos en hoteles

Podemos dividir las reservas de grupos de la siguiente manera:

1) Externas:

Estos grupos de viajeros suelen estar gestionados por un proveedor de viajes en grupo el cual se hace cargo de la planificación del viaje, parcialmente o en su totalidad. Suelen ser huéspedes que viajan lejos para vacaciones,negocios o deporte y suelen ser estancias de medio-larga duración.

2) Internas:

Este segmento está formado por grupos de viajeros que llegan a tu propiedad con el deseo de llevar a cabo un evento en grupo y necesitan más o menos ayuda para planificarlo. Estos grupos suelen realizar reservas más cortas y suelen tener necesidades y gustos bastante diferenciados.

¿Cómo atraer más grupos de viajeros?

La unión hace la fuerza

Considera la opción de juntar fuerzas con hoteles más antiguos o que se hayan dedicado a hospedar grupos grandes desde hace más tiempo que tú para que consideren ponerse en contacto contigo cuando estén llenos.

¿Eventos? ¡Sí, por favor!

El mundo de los eventos y festivales mueve a mucha, mucha gente y la gran mayoría de esa gente lo hace en grupos. Mantenerte al tanto de los eventos de música, arte, moda y demás puede convertirte en una de las pocas, si no la única propiedad que saque provecho de este tipo de acontecimientos y consiga atraer más reservas de grupos en tu localidad.

Si es de la casa, mejor.

Una de las mejores formas de convertir tu propiedad en un imán para los grupos de viajeros es que cuentes con un gerente de eventos en tu propiedad. Este miembro de tu equipo se ocupará de gestionar cada detalle para que la gestión de las reservas de grupos sea impecable y de que los viajeros salgan totalmente satisfechos (y repitan).

¿Problema? ¡Tenemos la solución!

La gestión de reservas de grupo en hoteles puede ser complicada debido a muchos factores. Por suerte para nuestros usuarios, te ofrecemos un software de reservas que te ofrece lo que necesitas para gestionar este tipo de reservas de forma simple y eficaz.

– Desafío: experiencia fluída

Los grupos de viajeros suelen demandar requisitos específicos y necesitan un proceso fluido para garantizar que las necesidades de todos los miembros sean atendidas.

– Solución: gestión centralizada

El software hotelero de RoomRaccoon te ofrece una visión detallada de todas las reservas en tiempo real, incluidas las grupales. Puedes acceder a la información de cada reserva, como el número de habitaciones asignadas, las longitud de la estancia y los requisitos específicos, desde una única plataforma única plataforma.

– Desafío: disponibilidad

Asegurar que haya suficientes habitaciones disponibles para el grupo en las fechas solicitadas puede ser un desafío, especialmente durante períodos de alta demanda.

– Solución: listados siempre actualizados

Gracias a la tecnología con la que hemos desarrollado nuestro channel manager, tus habitaciones se mantendrán actualizadas en todo momento. No importa a cuántos canales de distribución estés conectado, cada vez que se realice una reserva de grupo en tu hotel, el inventario se actualizará en los canales restantes, incluida tu página web.

– Desafío: pagos y facturación

El seguimiento y la administración de los pagos individuales, así como la emisión de facturas grupales pueden ser procesos muy tediosos y propensos a errores manuales.

– Solución: automatización

Una de nuestras funciones estrella, RaccoonPay automatiza el seguimiento de los pagos de los miembros del grupo y genera facturas grupales y parciales precisas. Ya no tendrás que preocuparte por los cálculos manuales o de programas complicados.

Por otro lado contamos con una herramientas de check-in, escáner de documentos digitales y check out online que permite a tus huéspedes realizar el registro y salida desde sus propios teléfonos móviles. Así, los grupos podrán hacer check-in antes de la llegada y realizar el check-out desde la comodidad de sus habitaciones sin tener que pasar por recepción.

– Desafío: limpieza de habitaciones

La gestión de tu equipo de limpieza puede volverse un martirio ya que tienes muchas habitaciones ocupadas que necesitan limpieza al mismo tiempo. Tu equipo de servicio de habitaciones así como tu sistema de gestión deben dar la talla.

– Solución: módulo de housekeeping avanzado

Organiza y asigna tareas a tu equipo de limpieza, mantén un seguimiento del estado de las habitaciones y agiliza la comunicación con la aplicación móvil y evita sorpresas negativas a tus huéspedes. Echa un vistazo a nuestro módulo RaccoonHousekeeping.

– Desafío: venta adicional

Cada huésped que visite tu propiedad es una oportunidad de upsell que se te presenta. No olvides ofrecer add-ons específicos para grupos además de complementos independientes.

– Solución: upselling automatizado

Las reservas de grupos representan una oportunidad fantástica de upsell. RaccoonUpsell  facilita la venta de complementos y servicios extra de forma automática durante el registro del huésped para que tú puedas centrarte en brindar una experiencia fantástica mientras generas beneficios extra.

NUEVA FUNCIONALIDAD: CUPO DE HABITACIONES

Descubre nuestra nueva funcionalidad: cupo de habitaciones (conocido a veces como room allotment). Esta herramienta es ampliamente conocida en el sector hotelero ya que facilita la gestión de las reservas de grupo y de las habitaciones cerradas para este tipo de reservas en tu propiedad. Nuestra meta con el cupo de habitaciones es brindar a los hoteleros capturar más reservas de negocios, bodas y eventos en general, sin necesidad de gastos extras o personal.

Además, esta nueva funcionalidad ofrece a los huéspedes la opción de asignar habitaciones ellos mismos a través de un link del motor de reservas, abriendo las puertas a un evento totalmente personalizado y disminuyendo los errores manuales.

¿Te interesa saber más?

Ponte en contacto con nuestro equipo y te explicaremos sin ningún tipo de compromiso cómo funciona cada una de las herramientas mencionadas anteriormente. Haz click aquí debajo y empieza a ahorrar tiempo y dinero con el software de gestión hotelera del que todo el mundo habla.

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