¿Qué es un motor de reservas?

Un motor de reservas hotelero es un sistema integrado en la página web y redes sociales de tu hotel. Su función principal es simplificar la gestión de las reservas directas en línea, evitando tener que lidiar con las comisiones. Esta herramienta te permite mejorar tu estrategia de ventas, fortalecer las relaciones con los huéspedes y aumentar los ingresos.

Si bien las agencias de viajes online pueden dar a conocer tu hotel a un público más amplio, sus comisiones suelen ser muy altas. Aquí es donde un motor de reservas se vuelve crucial. Te ayuda a encontrar el equilibrio en tu estrategia de distribución, evitando que las OTA tengan todo el control, lo cual podría afectar negativamente tus ganancias. 

En este artículo, te presentamos una guía completa sobre los motor de reservas, donde exploramos su funcionalidad, develamos los beneficios poco conocidos y te mostramos las mejores formas de aprovecharlos.

¿Cómo funciona un motor de reservas?

Un motor de reservas típico es una página web donde los potenciales huéspedes ingresan las fechas en las que desean alojarse y se muestran las opciones de habitaciones disponibles. Una vez que han elegido, son redirigidos a una página segura para completar el pago o confirmar la reserva. 

Es importante destacar que si el proceso de reserva es demasiado largo o complicado, los huéspedes pueden perder el interés. El proceso de reserva directa de RoomRaccoon consta de 5 sencillos pasos y es fácil, rápido y seguro. 

Proceso de reserva directa de 5 pasos de RoomRaccoon 

Paso 1: El huésped elige las fechas de estancia e indica número de acompañantes, incluyendo los niños.

Paso 2: El huésped visualiza los paquetes y las tarifas de las habitaciones disponibles según la información proporcionada y elige la opción más conveniente.

Paso 3: Además, el huésped puede elegir cómodamente los add-ons que desea agregar, como una botella de vino o un ramo de flores para personalizar su estancia.

Paso 4: Luego de hacer clic en «reservar ahora», el huésped es redirigido a una página de pago segura para completar el proceso. Si el viajero ya se ha hospedado en tu hotel, el sistema lo reconocerá y te ahorrará tiempo al autocompletar los datos.

Paso 5: El huésped recibe un correo de confirmación de la reserva con información sobre su próxima estancia.

Cómo integrar un motor de reservas en tus redes sociales

Facebook: El botón de interacción de Facebook es una forma práctica de iniciar conversaciones con posibles huéspedes. También te permite dirigirlos directamente a tu motor de reservas para reservar habitaciones, lo cual funciona muy bien especialmente en dispositivos móviles.

TikTok: Las cuentas de empresa de TikTok ofrecen la opción de añadir un enlace al motor de reservas en las descripciones de tus videos. También puedes agregarlo a tu biografía para un acceso fácil.

Instagram: Las cuentas de empresa de Instagram te brindan acceso a una serie de herramientas de negocios gratuitas, permitiéndote agregar un enlace a tu motor de reservas en la biografía de la página de Instagram de tu hotel. Por otro lado, si usas herramientas de compras como Linktree, puedes crear fácilmente un botón específico para incentivar a tus seguidores a reservar directamente.

Las 7 características principales de un motor de reservas de alto rendimiento

En la actualidad, prácticamente todos los hoteles cuentan con su propio sitio web con un motor de reservas que facilita a los huéspedes la reserva de su estancia. Sin embargo, no todos los motor de reservas son iguales. Con la constante evolución de la industria hotelera y el aumento de la destreza tecnológica de los huéspedes, la competencia se ha intensificado.

Por esta razón, es esencial contar con un motor de reservas que no solo procese las reservas, sino que también tenga características que te ayuden a convertir a más visitantes en huéspedes reales. El motor de reservas de RoomRaccoon va un paso más allá e incorpora características modernas que mejoran el proceso de reserva online de tus huéspedes. 

1. Un widget de comparación de precios

Si estás familiarizado con el efecto valla publicitaria de las OTA, o billboard effect, sabrás que los viajeros no suelen tomar decisiones de reserva precipitadas, sino que les gusta comparar opciones y precios. Los viajeros experimentados de hoy en día prefieren usar las agencias de viajes online (OTA) para hacer una búsqueda inicial, pero a menudo cambian al sitio web del hotel en búsqueda de mejores tarifas. Al incorporar un widget de comparación de precios, como Raccoon Price Checker, puedes facilitar la búsqueda a tus huéspedes, mostrando tus tarifas tanto en las OTA como en tu propio sitio web. Gracias a esta herramienta, los huéspedes podrán darse cuenta de que obtienen una mejor oferta al reservar directamente, a la vez que tú evitas comisiones elevadas.

2. Generador de códigos de descuento

Es fundamental que tu motor de reservas genere códigos de descuento personalizados que los usuarios puedan canjear fácilmente a través del sistema. Esto abre un abanico de oportunidades para ofrecer promociones y así atraer y fidelizar a los huéspedes. La función principal del generador de códigos de RoomRaccoon es ofrecer descuentos en reservas directas a través de un banner emergente en el sitio web. Echa un vistazo al ejemplo a continuación del hotel O’Two , uno de nuestros socios en Sudáfrica.

Una manera de incentivar a los huéspedes a volver a reservar en tu hotel es enviarles correos electrónicos con un código de descuento para reservas directas. Puedes hacer que esta experiencia sea aún más especial al enviar el código en momentos importantes, como en su cumpleaños u otras ocasiones especiales.

3. Menú desplegable de multipropiedades

¿Gestionas un hotel con múltiples propiedades? En lugar de tener un motor de reservas independiente para cada propiedad, cambia a un sistema multipropiedad. Esto permite a los huéspedes elegir su ubicación preferida de manera sencilla desde un menú desplegable. Así, podrán consultar la disponibilidad en la propiedad que deseen y realizar la reserva. Como hotelero, disfrutarás de los beneficios de una gestión centralizada y una ocupación optimizada en todas tus propiedades. 

4. Add-ons y upsells

Los huéspedes de hoy en día buscan algo más que un simple lugar para dormir; quieren vivir una experiencia más completa. Están dispuestos a invertir en comodidades adicionales que mejoren su estancia. Como hotelero, es fundamental aprovechar esta oportunidad mediante un motor de reservas que permita a los huéspedes reservar los servicios adicionales que ofreces en tu hotel. Esto, a la larga, contribuirá a aumentar tus ingresos totales por habitación disponible. Echemos un vistazo a la variedad de add-ons que ofrece una cabaña sin servicio de comidas.

5. Cupo de habitaciones

Si ofreces tu hotel para celebrar bodas y otros eventos grupales, es probable que conozcas las dificultades de coordinar el cupo de las habitaciones con un organizador de viajes. Una de las funciones más valiosas del motor de reservas de RoomRaccoon es el Room Allotment o cupo de habitaciones, que te permite asignar habitaciones a un perfil de grupo y enviar un enlace personalizado del motor de reservas al organizador de la boda o al agente de viajes. El motor de reservas personalizado mostrará y permitirá reservar solo las habitaciones que se hayan asignado para el evento. En el caso de las bodas, los huéspedes pueden reservar sus propias habitaciones y seleccionar los add-ons que deseen. ¡Todo sin complicaciones!

6. Motor de reservas white label

Es recomendable que tengas la posibilidad de personalizar el motor de reservas con la identidad de tu marca. El motor de reservas white label garantiza que tu marca se destaque durante todo el proceso de reserva. Desde la URL hasta los documentos de confirmación de la reserva, todo está pensado para reflejar la identidad de tu hotel. Esta consistencia ayuda a construir y fortalecer el reconocimiento de tu marca.

7. Yield management

Las tarifas estacionales son importantes para los hoteles, pero hay que tener en cuenta que la demanda de habitaciones también puede fluctuar fuera de la temporada alta, especialmente durante eventos importantes. Por ejemplo, durante el Eras Tour de Taylor Swift, las tasas de ocupación hotelera se dispararon un 90%. Esto resalta la importancia de monitorear la demanda y ajustar las tarifas de las habitaciones en consecuencia para maximizar los ingresos y las tasas de ocupación. Un motor de reservas con herramientas de precios inteligentes, como un yield manager, puede marcar una gran diferencia en tus resultados financieros.
Descubre más acerca del yield management en la industria hotelera.

Ventajas de utilizar un motor de reservas

Prefiero usar las agencias de viajes en línea (OTA) para vender, promocionar y gestionar mis reservas porque es más sencillo.

Las OTA son cómodas, ya que se encargan de las relaciones con los clientes, la gestión de las reservas y los pagos en nombre de los hoteles. Sin embargo, el gran inconveniente es la elevada comisión que los hoteles deben abonar por cada reserva al utilizar este servicio. Es por eso que encontrar un equilibrio estratégico entre las OTA y las reservas directas resulta más beneficioso desde el punto de vista financiero. Al priorizar las reservas directas, no solo se reducen los costos de comisión, sino que también se aprovechan ventajas adicionales, como:

Fidelidad del cliente: Es más probable que los huéspedes que reservan su estancia directamente a través de la página web del hotel vuelvan a alojarse en tu hotel. Esto se debe a que los viajeros disfrutan de una experiencia personalizada, transparente y conectada desde el principio, a diferencia del proceso de reserva impersonal de las agencias de viajes en línea. Un motor de reservas desempeña un papel crucial en las primeras etapas de la experiencia del huésped, y las interacciones positivas y los incentivos ofrecidos durante el proceso de reserva directa contribuyen a fortalecer la fidelidad del cliente.

Efecto valla publicitaria de las OTA: Las OTA pueden ser herramientas de marketing poderosas que impulsan de manera indirecta tus reservas directas. Esto sucede porque los viajeros, cada vez más expertos en internet, cuando encuentran un hotel atractivo en una OTA, suelen visitar el sitio web oficial de la propiedad en busca de ofertas más atractivas o información adicional. Si has implementado un motor de reservas con tarifas competitivas para reservas directas, ¡generarás reservas sin pagar comisiones!

Gestión de la relación con el huésped: Cuando gestionas tus propias reservas, tienes la oportunidad de construir relaciones significativas con los huéspedes, basadas en la marca, ética y valores de tu hotel. Esto resulta atractivo para los viajeros modernos que buscan una conexión auténtica con las marcas que eligen.

Mayor acceso a los datos de las reservas: Gestionar tus propias reservas te brinda la posibilidad de acceder a detalles adicionales, lo que te permitirá conocer las preferencias de tus huéspedes, almacenar información importante para futuras estrategias de marketing y establecer condiciones de reserva. 

A continuación, te mostramos algunas funciones que puedes controlar con el motor de reservas de RoomRaccoon:

• Selecciona los campos de información que los huéspedes deben completar, como nombre, correo electrónico, hora de llegada y preferencias alimentarias, etc.
•  Elige un porcentaje de prepago o pago completo.
• Establece condiciones, como la última hora de llegada y la duración máxima de la estancia.
•  Personaliza el documento de confirmación de la reserva con un saludo amable y los detalles de la reserva.
• Destaca tu establecimiento de la competencia ofreciendo tarifas y paquetes exclusivos que marquen la diferencia.

11 preguntas clave para elegir un motor de reservas

¿Estás en búsqueda de un motor de reservas? ¡Prepárate! Aquí tienes algunas preguntas importantes que puedes hacer a los proveedores. Te servirán para comprender mejor cómo funciona este tipo de software y asegurarte de tomar la decisión de inversión adecuada.  

 1. ¿Cómo puedo gestionar mis tarifas y disponibilidad?

Un motor de reservas potente debería incluir un sistema de gestión de reservas o propiedades que guarde tu inventario (tanto la disponibilidad como las tarifas). Esto simplifica la labor de los responsables de las reservas, permitiéndoles agregar, modificar y eliminar elementos de tu inventario sin afectar las reservas existentes. Además, tiene la capacidad de reconocer a huéspedes habituales, lo que te permite ofrecer una experiencia de reserva más personalizada.

Al vincularse con tu calendario de reservas, el sistema se encarga de mantener tu disponibilidad siempre actualizada. Esto garantiza que, al realizar una reserva, los huéspedes pueden confiar plenamente en que la habitación que desean está disponible. 

El motor de reservas de RoomRaccoon trabaja de la mano con nuestro channel manager integrado para garantizar la sincronización de todas las reservas de las OTA y canales de terceros con tu calendario de reservas. De esta manera, se elimina el riesgo de sobreventa y se garantiza una visión coherente y precisa de tus niveles de ocupación en todos los canales.

 2. ¿Es rápido y fácil de usar?

Reservar una habitación debería ser un proceso veloz, confiable y sin complicaciones. Los futuros huéspedes deberían poder elegir las fechas de llegada y salida, así como indicar el número de personas, para visualizar las opciones de habitaciones disponibles. ¿Y qué sucede si ya no hay disponibilidad para un período específico? El motor de reservas de RoomRaccoon sugiere automáticamente fechas alternativas cercanas para diversificar las opciones. Además, en caso de que tengas varias propiedades, nuestro menú desplegable de multipropiedades es ideal para aumentar la ocupación en toda tu cartera.
Consejo de comprador: Es útil probar el proceso de reserva desde el punto de vista de un posible huésped.

3. ¿Su diseño se adapta a varios dispositivos?

Las reservas desde dispositivos móviles se están volviendo cada vez más populares.
Tu motor de reservas debería adaptarse a los distintos tipos de dispositivos que utilizan los viajeros, para que la experiencia de reserva sea tan fluida en un móvil o tablet como en la versión de escritorio. El texto y las imágenes deben ser claros y fáciles de clicar.
Consejo de comprador: Google favorece a los sitios web que funcionan tanto en escritorio como en móvil. Como resultado, redirige más tráfico hacia aquellos sitios que ofrecen una mejor experiencia para los usuarios de dispositivos móviles.

 4. ¿Cómo puedo satisfacer las necesidades de los viajeros internacionales?

A nadie le gusta lidiar con la conversión de divisas al reservar en línea. Los viajeros internacionales son un mercado muy rentable, ya que suelen prolongar su estancia y disfrutan de mejoras en las habitaciones y servicios adicionales.
Para atender a este grupo de manera efectiva, es importante que el motor de reservas que elijas sea multilingüe y pueda gestionar sin problemas diversas monedas.

5. ¿Se adapta a la imagen de marca de mi hotel?

Tu objetivo es crear una experiencia fluida para los posibles huéspedes, desde el momento en que llegan a tu sitio web hasta que realizan la reserva a través de tu motor de reservas. Si tu motor de reservas tiene una apariencia muy diferente al diseño de tu sitio web, podría generar dudas y desconfianza.

Un motor de reservas en línea moderno debería ofrecer opciones de personalización. Con el motor de reservas de RoomRaccoon, puedes crear una experiencia de marca unificada personalizando el logo, los colores y las fuentes. Además, puedes cargar fácilmente más de 20 imágenes para cada categoría de habitación.

La integración con herramientas de seguimiento como Google Analytics o Google Ads a a tu motor de reservas pueden proporcionarle información detallada para comprender mejor cómo mejorar las tasas de conversión de tu página web y el ROI general.

6. ¿Puedo promocionar múltiples planes de tarifas y ofrecer servicios adicionales?

Por lo general, las OTA establecen planes de tarifas fijas, pero al tener tu propio motor de reservas en el sitio web, disfrutas de la flexibilidad para ajustar tus tarifas y paquetes según tus objetivos comerciales, y así satisfacer a tus huéspedes.

Esta personalización te permite ofrecer tarifas diferentes para la misma habitación, incluyendo diversos paquetes y opciones, como tarifas con desayuno o solo alojamiento, y tarifas reembolsables o no reembolsables para la misma habitación. El motor de reservas de RoomRaccoon va un paso más allá, permitiendo que tus huéspedes personalicen su estancia con una variedad de add-ons que pueden reservar junto con el alojamiento. ¡Realmente práctico!

7. ¿Puedo procesar pagos en línea de forma segura?

Una parte esencial de tener el control total de tu experiencia de reserva es gestionar los pagos y las condiciones de la misma. La opción de recibir el pago completo o parcial durante la reserva puede evitar cancelaciones de último minuto y no-shows, brindándote tranquilidad. Además, RoomRaccoon ofrece la comodidad de realizar pagos en línea durante el check-in, permitiendo a los huéspedes completar el check-in  y realizar el pago unos días antes de la llegada.

Cuando se trata de realizar pagos en línea en la industria hotelera, es fundamental priorizar la seguridad y confiabilidad. Para lograrlo, se recomienda utilizar una pasarela de pago que cumpla con estándares de seguridad rigurosos, como la autenticación de dos factores 3D Secure. La pasarela de pago integrada de RoomRaccoon, RaccoonPay, garantiza el intercambio seguro de datos de pago entre hoteles y huéspedes. Además, centraliza toda la información financiera en un único lugar, facilitando el registro y seguimiento de las transacciones.

 8. ¿Tendré que pagar comisiones por las reservas directas?

La ventaja de gestionar tu propia experiencia de reserva es que te corresponde la totalidad de los ingresos. Sin embargo, no todos los proveedores de motor de reservas ofrecen esta ventaja. Al buscar nuevas opciones de software, es fundamental consultar si cobran alguna comisión por tus reservas.
¡RoomRaccoon ya ha procesado más de un millón de reservas directas sin comisiones!

9. ¿Puedo conectar mi motor de reservas a Google?

Si estás decidido a aumentar tus reservas directas, deberías incorporar Google Hotel Ads a tu estrategia de distribución. El programa Pay-Per-Stay, o pago por estancia, se lanzó en 2020 en un momento óptimo, cuando las cancelaciones alcanzaban niveles récord durante la pandemia.

En lugar de pagar por cada clic o transacción, los hoteles podían abonar a Google una comisión solo después de que el huésped haya completado su estancia. Este modelo sin riesgos es muy valorado por los gerentes de hoteles, y contribuye significativamente a los ingresos directos.

A diferencia de las OTA, los anuncios de Google dirigen a los huéspedes directamente a tu motor de reservas, otorgándote un control total sobre la experiencia de reserva. RoomRaccoon es un socio de conectividad certificado de Google, lo que significa que puedes activar los anuncios al instante, sin complicaciones en la configuración. 

10. ¿Cómo puedo hacer un seguimiento de mis campañas de marketing en línea? 

¿Realizas campañas publicitarias en plataformas como Google o Meta? En ese caso, es esencial que tu motor de reservas te permita utilizar códigos de seguimiento de conversiones de estas plataformas. Esta herramienta brindará a tu equipo de marketing una visión clara de la eficacia de tu motor de reservas al convertir simples visitantes en huéspedes seguros.  

11. ¿Puedo obtener una prueba gratuita del motor de reservas?

Antes de tomar una decisión, es importante tener un periodo de prueba. Durante este tiempo, podrás probar diferentes configuraciones de tarifas, explorar opciones de personalización y ver cómo se ve el motor de reservas desde el punto de vista del huésped. Esta experiencia te ayudará a tomar decisiones informadas y a sentirte más seguro acerca del software que elijas.

RoomRaccoon ofrece un periodo de prueba gratuito de 30 días sin compromiso de compra. ¡Anímate a probarlo hoy mismo!

Otras herramientas útiles para usar junto con tu motor de reservas

La eficacia de un motor de reservas depende de su integración con otros sistemas. Es fundamental que el software pueda conectarse con otros sistemas que utilizas para garantizar la precisión y eficiencia de las operaciones internas de tu propiedad.

Una solución práctica para hoteles pequeños e independientes es un software de gestión hotelera que englobe todas las herramientas esenciales para operar tu negocio de manera efectiva, como un motor de reservas, un sistema de gestión de propiedades, un channel manager y conexión con Google Hotel. 

1. Sistema de gestión de propiedades (PMS) 

Un PMS es un software que controla las operaciones internas y externas de tu propiedad y constituye una integración esencial con cualquier motor de reservas. Con módulos como configuración de propiedades, reservas, información de los bookers y huéspedes, documentos, informes, finanzas, housekeeping y pagos, el PMS de RoomRaccoon te ofrece una experiencia completa de gestión de propiedades.

Gracias al motor de reservas integrado, el PMS de RoomRaccoon sincroniza automáticamente la disponibilidad y facilita la actualización o modificación de tarifas. Además, las nuevas reservas se añaden automáticamente al calendario para una fácil visualización. 

2. Channel Manager

Un channel manager es una herramienta muy importante que permite a los hoteles vender en varios canales al mismo tiempo. Garantiza que tu disponibilidad esté siempre actualizada, independientemente de cómo reserven tus huéspedes; ya sea directamente en tu sitio web o a través de una OTA como Booking.com. Este proceso te ahorra tiempo y esfuerzo y previene las sobreventas.

RoomRaccoon fue galardonado como el Mejor channel manager para hoteles del mundo por los World Travel Tech Awards en 2023.

3. Google Hotel Ads

Otra herramienta clave que puedes utilizar junto a tu motor de reservas es Google. Las campañas de anuncios de hoteles en Google no solo muestran tus tarifas directas de manera competitiva, sino que también ofrecen una opción de reserva sin complicaciones, dirigiendo a los posibles huéspedes directamente a tu motor de reservas. Úsalo para competir con las principales OTA y aumentar las reservas directas. Ten en cuenta que Google solo trabaja con socios certificados de motor de reservas, como RoomRaccoon.

Descubre más sobre los anuncios de Google para hoteles en nuestra guía completa.

Proveedores de motor de reservas

En el mercado existen numerosos proveedores de motores de reservas para hoteles, cada uno adaptado a diferentes tipos de propiedades, como hoteles independientes, cadenas hoteleras, hoteles boutique y alojamientos vacacionales.

Tanto hoteles independientes como alojamientos vacacionales, lodges, apartamentos, y hostels eligen RoomRaccoon ya que ofrece una plataforma integral con un motor de reservas integrado. Esto proporciona a los hoteleros todo lo que necesitan para recibir reservas directas sin comisiones, personalizar el servicio al cliente, aumentar los ingresos y ahorrar tiempo.

Cómo implementar un motor de reservas en el sitio web de tu hotel

Una vez que hayas elegido un proveedor, la implementación de tu motor de reservas en el sitio web del hotel debería ser un proceso sencillo.

La mayoría de los proveedores de motor de reservas pueden integrarse sin inconvenientes en tu sitio web existente. Si aún no tienes un sitio web, no te preocupes; existen proveedores como RoomRaccoon que ofrecen plataformas de diseño web para facilitarte el proceso.

Utiliza el motor de reservas de RoomRaccoon para aumentar las reservas directas y satisfacer a tus huéspedes

El motor de reservas de RoomRaccoon no solo procesa reservas directas en tu sitio web, sino que también ofrece funciones para aumentar las tasas de conversión y los valores de las reservas.

Potente, sencillo y completamente optimizado, el motor de reservas de RoomRaccoon te ayudará a aumentar rápidamente las reservas directas y a hacer crecer los ingresos de tu hotel.

•     Aumenta los ingresos directos: Recibe reservas directas sin comisiones desde tu sitio web, redes sociales y canales de metabúsqueda como Google.
•     Mejora la experiencia del huésped: Ofrece una experiencia de reserva fluida, estancias personalizadas y una óptima adaptación a cualquier dispositivo.
•     Fácil y bajo control: Disfruta de una gestión de reservas, procesamiento de pagos  y recopilación de información valiosa sin complicaciones.

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