Registro de viajeros en España: guía de SES.HOSPEDAJES

El registro de viajeros es obligatorio para los alojamientos que ofrecen pernoctaciones en España a cambio de un precio, contraprestación o compensación. La obligación alcanza tanto a empresas como a particulares y no se limita a los hoteles: también afecta, entre otros, a hostales, pensiones, casas rurales, campings, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico.

El marco estatal vigente se encuentra en el Real Decreto 933/2021. Desde el 2 de diciembre de 2024, SES.HOSPEDAJES es el procedimiento electrónico habilitado por el Ministerio del Interior para centralizar las comunicaciones en la mayor parte del territorio. Esta guía, revisada en agosto de 2026, explica qué debes registrar, en qué plazo, cómo tratar los datos de menores y qué precauciones exige la normativa de protección de datos.

¿Qué es el registro de viajeros?

El registro de viajeros es el proceso mediante el cual un alojamiento recoge y verifica los datos exigidos de las personas hospedadas, confecciona el parte de entrada y comunica a la autoridad competente la información de la reserva y del inicio de la estancia.

Aunque todavía se utilizan expresiones como “reporte policial”, “fichero de viajeros” o “libro de viajeros”, los términos más precisos son parte de entrada, registro de viajeros y comunicación de datos. Tampoco debe confundirse el parte firmado por el huésped con el envío electrónico a la autoridad: son actuaciones relacionadas, pero no idénticas.

SES.HOSPEDAJES sustituyó los antiguos envíos separados a WEBPOL y Hospederías de la Guardia Civil en la mayor parte de España. El cambio forma parte de una actualización más amplia de las obligaciones digitales de los alojamientos, explicada también en esta guía sobre SES.HOSPEDAJES y cumplimiento normativo para hoteles.

¿Quién está obligado a registrar y comunicar los datos?

El Real Decreto 933/2021 se aplica a las personas físicas y jurídicas que desarrollan o intermedian en actividades de hospedaje en territorio español, con independencia del tamaño del alojamiento o de que la actividad se ejerza de forma profesional.

Entre los sujetos incluidos se encuentran:

• hoteles, hostales, pensiones y casas de huéspedes;
• casas rurales y otros establecimientos de turismo rural;
• campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas;
• apartamentos, bungalows, viviendas de uso turístico y alojamientos similares;
• operadores turísticos, agencias y otros intermediarios que participen en la contratación del hospedaje;
• plataformas digitales que intermedien en estas actividades y ofrezcan servicios en España.

La duración de la estancia no elimina por sí sola la obligación. El Ministerio del Interior aclara que el real decreto puede aplicarse también a alquileres de larga duración cuando su finalidad sea distinta de la vivienda.

Cuando intervienen varios intermediarios, cada sujeto debe transmitir la información de la que dispone y está obligado a comunicar. En una cadena de intermediación, el Ministerio atribuye la comunicación al sujeto que mantiene la relación contractual directa y final con el cliente.

Diferencia entre actividad profesional y no profesional

Quien ejerce profesionalmente debe llevar un registro informático y conservar durante tres años los datos que recopile en el marco de esta obligación. A estos efectos, el Ministerio considera profesional a quien figura en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores.

Las personas que ofrecen hospedaje de forma no profesional no quedan fuera de la norma: deben efectuar las comunicaciones del artículo 6. La diferencia es que están exentas de la obligación estatal de llevar y conservar durante tres años el registro informático previsto en el artículo 5.

Qué obligaciones existen y cuáles son los plazos

Para cumplir correctamente no basta con enviar un parte después del check-in. El proceso comprende varias obligaciones diferentes:

1. Dar de alta al sujeto obligado y al alojamiento. El alta debe realizarse dentro de los diez días siguientes a la finalización de los trámites administrativos exigibles y, en todo caso, antes de empezar la actividad.
2. Comunicar la reserva, el contrato o su cancelación. La información debe remitirse de manera inmediata y, como máximo, dentro de las 24 horas posteriores a la reserva, formalización o anulación.
3. Comunicar el inicio de la estancia. Los datos correspondientes al comienzo del servicio deben enviarse de inmediato y, en todo caso, dentro de las 24 horas siguientes.
4. Conservar el registro cuando la actividad sea profesional. El registro informático debe guardarse durante tres años desde la finalización del servicio contratado.

Si cambia un dato comunicado de la reserva, el Ministerio del Interior exige realizar una nueva comunicación. Por eso conviene incorporar al flujo operativo las modificaciones, cancelaciones, entradas de última hora y correcciones de envíos rechazados.

¿Qué datos deben recopilarse?

El anexo I del Real Decreto 933/2021 distingue entre actividad profesional y no profesional. En términos generales, la comunicación puede incluir cuatro grupos de información:

• Datos del titular o de la empresa: identificación fiscal, datos de contacto y, cuando proceda, web o URL del anuncio.
• Datos del establecimiento: tipo, denominación, dirección, código postal, localidad y provincia.
• Datos de los viajeros: nombre y apellidos, sexo cuando conste o se haya facilitado, documento de identidad, número de soporte cuando corresponda, nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia habitual y datos de contacto.
• Datos de la reserva y la transacción: referencia y fecha del contrato, entrada y salida, inmueble, número de habitaciones, conexión a internet y determinados datos del medio y la fecha de pago.

No todos los documentos de identidad contienen todos los campos exigidos. El alojamiento debe diseñar un formulario que recoja la información necesaria y consultar siempre el anexo y las especificaciones vigentes de la autoridad competente, en lugar de basarse en una plantilla antigua.

¿Hay que registrar a los menores?

Sí. Los datos de las personas menores de 14 años también deben incorporarse al registro y los proporciona la persona adulta que las acompaña. Toda persona mayor de 14 años que utilice el alojamiento debe firmar su propio parte de entrada.

Cuando en el grupo haya menores, también debe indicarse la relación de parentesco. Si viajan con una persona adulta que no es su progenitor, debe consignarse el título que legitima su responsabilidad, por ejemplo, tutor, docente o monitor.

Cómo registrar viajeros paso a paso

1. Identifica el canal competente. Comprueba si el alojamiento debe operar mediante SES.HOSPEDAJES o a través del sistema de la policía autonómica correspondiente.
2. Da de alta al titular y a cada establecimiento. Hazlo antes de iniciar la actividad y conserva los códigos y credenciales de manera segura.
3. Configura el proceso de reserva. Recoge desde el principio los datos necesarios para comunicar altas, cambios y cancelaciones dentro de plazo.
4. Completa y verifica los datos de todos los huéspedes. Puedes hacerlo en recepción o mediante un proceso de pre check-in, siempre que puedas comprobar la exactitud de la información.
5. Genera y firma los partes de entrada. Asegúrate de que firmen todas las personas mayores de 14 años y de que los menores estén correctamente relacionados con la persona adulta responsable.
6. Envía las comunicaciones. Remite tanto la información de la reserva como la del inicio de la estancia dentro de sus respectivos plazos.
7. Controla la aceptación del envío. Revisa errores o rechazos, corrige los datos y vuelve a comunicar cuando sea necesario.
8. Conserva el registro aplicable. Si ejerces profesionalmente, protege el registro informático durante el plazo legal de tres años.

Envío manual o automatizado

El envío puede hacerse manualmente en el procedimiento oficial de SES.HOSPEDAJES o mediante un tercero autorizado y un software conectado al servicio electrónico. La segunda opción resulta especialmente útil en alojamientos con muchas reservas, varios canales de venta o entradas fuera del horario de recepción.

Un PMS hotelero puede centralizar la reserva, los datos del huésped y el estado del check-in para evitar introducir la misma información en sistemas aislados. Utilizar software no traslada la responsabilidad legal: el alojamiento debe configurar correctamente la conexión, revisar los campos obligatorios y controlar que las comunicaciones sean aceptadas.

SES.HOSPEDAJES, Mossos d’Esquadra y Ertzaintza

El Real Decreto 933/2021 tiene alcance nacional, pero el canal operativo no debe darse por supuesto en todas las comunidades autónomas. El Ministerio del Interior ofrece SES.HOSPEDAJES como procedimiento electrónico estatal. Al mismo tiempo, Cataluña mantiene el registro de viajeros de los Mossos d’Esquadra para establecimientos ubicados en su territorio y el Gobierno Vasco mantiene el servicio de registro hostelero de la Ertzaintza.

Antes de activar una integración o reutilizar una configuración anterior, verifica las instrucciones actuales de la autoridad competente para la ubicación concreta. Esta comprobación es especialmente importante para gestores con alojamientos en distintas comunidades, ya que el marco estatal puede ser común mientras que el sistema de comunicación y sus credenciales son diferentes.

Protección de datos: ¿se puede copiar el DNI o el pasaporte?

No. La obligación de registrar viajeros permite solicitar y verificar los datos exigidos, pero no autoriza a pedir ni conservar una copia íntegra del DNI o del pasaporte. La Agencia Española de Protección de Datos aclaró en junio de 2025 que una copia contiene información adicional innecesaria y vulnera el principio de minimización.

En un check-in presencial puede bastar la comprobación visual del documento. En un proceso online se pueden utilizar mecanismos proporcionados y adecuados para autenticar la información, como la comprobación con datos vinculados al pago o códigos enviados al teléfono o al correo electrónico. El método elegido debe evaluarse desde la perspectiva de la protección de datos.

Además, el alojamiento debe informar con transparencia sobre el tratamiento, limitar los accesos internos, proteger la transmisión y no reutilizar estos datos para fines incompatibles. Una herramienta de lectura documental no debe convertirse en un archivo de copias de identidad. El escáner de identificación RaccoonID rellena automáticamente los campos del huésped. Según la documentación de soporte de RoomRaccoon, los datos captados por RaccoonID no se almacenan en la herramienta y solo se utilizan para completar esos campos; aun así, el equipo debe revisar su exactitud antes de confirmar el check-in.

Sanciones y errores frecuentes

Según el Ministerio del Interior, los datos falsos, los errores, la omisión parcial o la comunicación fuera de plazo pueden constituir infracciones leves, sancionables con entre 100 y 600 euros. No disponer del registro exigible o no efectuar las comunicaciones obligatorias puede constituir una infracción grave, con sanciones de entre 601 y 30.000 euros.

Los fallos más habituales son:

• registrar solo al titular de la reserva y no a todas las personas alojadas;
• omitir a los menores de 14 años o no indicar su relación con la persona adulta;
• enviar únicamente el parte de entrada y olvidar la comunicación de la reserva o cancelación;
• seguir utilizando instrucciones o enlaces de WEBPOL y Hospederías que han quedado obsoletos;
• esperar hasta el último momento y no dejar margen para corregir un envío rechazado;
• no volver a comunicar después de modificar datos de la reserva;
• solicitar una fotografía o copia completa del documento de identidad;
• suponer que la plataforma de reservas o el proveedor de software asume toda la responsabilidad del alojamiento.

Cómo automatiza RoomRaccoon el registro de viajeros

RoomRaccoon reúne en el PMS la información de la reserva, del alojamiento y de los huéspedes. Una vez configurada la conexión de cumplimiento, el sistema puede preparar y enviar automáticamente los grupos de datos de reservas y huéspedes a SES.HOSPEDAJES. La solución española también contempla el flujo de comunicación con Mossos d’Esquadra; la conexión debe seleccionarse según la autoridad que corresponda al establecimiento.

Combinado con el check-in online y la lectura automatizada de documentos, este flujo permite recopilar la información antes de la llegada, reducir la introducción manual y corregir campos incompletos con más margen. El objetivo no es saltarse la verificación, sino integrar la obligación legal en el proceso habitual de la recepción.

Consulta cómo RoomRaccoon facilita el cumplimiento del registro de viajeros en España o solicita una demo para revisar el flujo adecuado para tu alojamiento.

Preguntas frecuentes sobre el registro de huéspedes

¿Es obligatorio registrar a todos los huéspedes?

Sí. Deben comunicarse los datos exigidos de todas las personas alojadas, también los de menores de 14 años. Las personas mayores de 14 años deben firmar su parte de entrada.

¿Cuánto tiempo hay para enviar un parte de viajeros?

La comunicación debe hacerse de inmediato y, como máximo, dentro de las 24 horas siguientes al inicio de la estancia. La reserva, formalización o cancelación también genera su propia comunicación, con un plazo máximo de 24 horas desde que se produce.

¿Una vivienda de uso turístico debe registrar viajeros?

Sí. El real decreto incluye el hospedaje prestado profesionalmente o no y abarca apartamentos, viviendas de uso turístico y otros alojamientos similares ofrecidos a cambio de un precio, contraprestación o compensación.

¿Puedo pedir una foto o una copia del DNI para el check-in?

No para cumplir esta obligación. Puedes pedir que se exhiba o facilite el documento con el fin de verificar la exactitud de los datos, pero la AEPD considera excesivo solicitar o conservar una copia íntegra del DNI o del pasaporte.

¿Puede un software enviar los datos en nombre del alojamiento?

Sí. El Ministerio del Interior permite que un tercero autorizado efectúe la comunicación. El titular del alojamiento sigue siendo responsable de que los datos sean correctos, de que la configuración corresponda a su autoridad competente y de que los envíos se realicen dentro de plazo.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los datos?

Los sujetos que ejercen profesionalmente deben conservar el registro informático durante tres años desde la finalización del servicio. Quienes ejercen de forma no profesional están exentos de esta obligación estatal de registro y conservación, aunque sí deben comunicar los datos.

¿Qué ocurre si cambia o se cancela una reserva?

La modificación de los datos comunicados obliga a realizar una nueva comunicación. Lo mismo sucede con la cancelación: debe informarse de inmediato y, en todo caso, dentro de las 24 horas siguientes.