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La Receta para el Éxito de la Gestión Financiera de tu Hotel

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Todas las empresas exitosas tienen algo en común: su gestión financiera es sólida como una roca. Esto solía significar pasar horas frente al ordenador o libro contable recolectando pagos y rastreando facturas perdidas. Hoy en día, la gestión financiera de los hoteles se gestiona de una forma totalmente diferente gracias a las nuevas tecnologías que están corrigiendo y agilizando los procesos para ahorrar tiempo a los contables y erradicar los errores manuales.

 

Los gestores de hoteles pueden agilizar las operaciones de su negocio utilizando un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) con procesamiento de pagos y contabilidad financiera integrados. Esta solución consolida todos estos diferentes procesos en una plataforma sencilla y fácil de usar. Además, ayuda a los operadores a ofrecer una mejor experiencia a los huéspedes, entre otras muchas ventajas. 

 

Aquí tienes algunas de las razones por las que deberías utilizar un PMS con  estas soluciones de integradas.

 

¿Qué es un Procesador de Pagos?

 

Con un sistema de procesamiento, los pagos se sincronizan al instante con las reservas de los y los detalles se almacenan de forma segura en el perfil del huésped para futuras estancias. Empresas como Stripe, Peach Payments y PayPal pueden actuar tanto como procesador de pagos como pasarela de pagos. En el sector hotelero, empresas tecnológicas como  e RoomRaccoon también actúan como ambos, ayudando a los hoteles a ahorrar costes y evitar la necesidad de una cuenta bancaria comercial.

 

¿Qué es la Contabilidad Automatizada?

 

Con el software de contabilidad, todos los datos financieros como facturas, se procesan automáticamente y se vinculan a las cuentas contables correctas automáticamente. Las empresas hoteleras utilizan soluciones como Xero, Sage y Quickbooks que pueden integrarse con su PMS. De este modo, el PMS envía automáticamente las facturas diarias a su sistema de contabilidad, garantizando que sus informes financieros siempre estén actualizados y evitar así las auditorías nocturnas.

  

¿Por qué los hoteles deberían fusionar su Sistema de pagos y su Contabilidad Automatizados?

 

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1. Ahorra tiempo

 

La transferencia de datos financieros a tu PMS debería suceder de forma automática para poder ahorrarte el mayor tiempo posible. Después de todo, esta es la razón principal por la que has invertido en un sistema inteligente para la Gestión de tu Propiedad. Por ejemplo, con RoomRaccoon, puedes crear y enviar facturas en un simple click, capturar pagos online desde cualquier lugar del mundo a través de tu Motor de Reservas o confirmaciones de reserva, enviar solicitudes de pago o cobrar a través de un datáfono.

Los pagos se sincronizan automáticamente con las reservas de los huéspedes. Tan rápido como la reserva es pagada por completo, todas las facturas son procesadas por el Sistema de Contabilidad.

 

 

2. Confía en tus números

 

¿Cómo mides la eficacia del sistema de gestión financiera de tu hotel? Muchos operadores inmobiliarios dirán que la tranquilidad proviene de saber que sus números están actualizados y son precisos y seguros.

Como ya hemos comentado, un Sistema de Contabilidad integrado automatiza las tareas rutinarias, lo que elimina los errores manuales,  asegura que las entradas de datos sean correctas y alcanza un mayor nivel de precisión en todos los cálculos.

 

 

3. Recibe más pagos

 

Una función de pago integrado ofrece más métodos de pago disponibles para que los operadores hoteleros puedan cobrar a sus huéspedes. Cuando tu sistema de pago está integrado con su PMS, tienes la oportunidad de cobrar en cada punto de interacción con los huéspedes, ofreciendo una mejor experiencia en todo momento.

 

Tener en consideración todos los puntos de interacción con los huéspedes en tu propiedad. ¿Dispones de un mostrador para el check-in? Los huéspedes pueden realizar el pago aquí también con un datáfono vinculado al PMS. ¿Visitan los huéspedes tu página web para hacer reservas? Puedes integrar la funcionalidad de pago en el motor de reservas de tu sitio web para que los huéspedes puedan pagar online. ¿Envía tu personal a los huéspedes emails antes de su llegada con respecto a los pagos? Puedes recoger los pagos al momento a través de una variedad de métodos de pago. ¿Distribuyes tus habitaciones en los canales de reserva? Ahora puedes autorizar tarjetas de crédito virtuales y cobrar el pago con un sólo click.  

 

El resultado es una experiencia más cómoda para los clientes y una mayor variedad de métodos de cobro. 

 

 

4. Mayor productividad

 

El resultado directo del ahorro de tiempo mencionado anteriormente es la capacidad de aumentar la producción en el mismo periodo. Piensa en lo que tu personal podría hacer con todo este tiempo libre. Tu contable podría dedicar más tiempo a analizar, informar y asesorar sobre la salud financiera de tu negocio.

Tu personal de recepción tendrá más tiempo para centrarse en la experiencia del huésped y no perderlo procesando pagos manualmente y persiguiendo las facturas.

  

 

5. Más seguridad y menos devoluciones

 

Hoy en día, es difícil encontrar soluciones de pago para hoteles que no cumplan con estrictos protocolos de seguridad y certificaciones que hacen que las transacciones online sean tan seguras como convenientes.

Cuando se trata de soluciones de pago hoteleras, ¿qué medidas de seguridad debes buscar?

  • Certificaciones PCI-DSS: aseguradas por las principales compañías de tarjetas para garantizar la seguridad de los datos de los titulares.
  • Tokenización: sustituye los datos de las tarjetas de crédito y débito por un código alternativo para garantizar que los datos sensibles nunca se encuentren en tu sistema.
  • Autenticación de dos factores con seguridad 3D: esto significa que los datos de la tarjeta se comparan con los sistemas de fraude para garantizar que haya menos posibilidades de fraude y menos devoluciones de cargos del hotel que tenga que gestionar.

 

 

6. Información a tiempo real

 

Todos tus datos financieros y operativos están disponibles en el PMS, lo que permite una visión en tiempo real de tus pagos e informes financieros. El acceso a esta información le ayuda a realizar un seguimiento de las operaciones de su negocio para comparar su rendimiento con el de meses anteriores.

 

 

Conclusión

 

La receta para el éxito de la gestión financiera de un hotel es sencilla: deje que su propiedad se gestione sola. Conviértete en un gestor de propiedades experto en tecnología adoptando un PMS basado en la nube con procesamiento de pagos integrado y conexión contable para abordar una serie de operaciones de contabilidad y facturación de forma eficiente. Pruebe el sistema de gestión de propiedades todo en uno de RoomRaccoon para centralizar sus pagos y cuentas.