Back to overview

La Guía Inteligente del Software de Contabilidad Para Hoteles

6

 

Para llevar una gestión correcta de tu empresa -o incluso para saber si está teniendo éxito- necesitas analizar tus datos financieros.

 

El software de contabilidad para hoteles es una de las herramientas indispensables especialmente diseñadas para que los hoteles de todos los tamaños sean más eficientes y precisos a la hora de planificar sus finanzas. Y, sin embargo, cada año las empresas de alojamiento pierden dinero y desperdician horas de productividad en la introducción manual de datos, en la elaboración de informes y en la realización de auditorías nocturnas que requieren mucho tiempo y esfuerzo.

 

Esta guía es para ti si:

 

  • Tu empresa funciona con tecnología de hace décadas y necesita modernizarse
  • Pasas horas cada día procesando las facturas manualmente
  • Te gustaría automatizar el proceso de auditoría nocturna  
  • Tu configuración actual no te permite integrarte eficazmente con un software de gestión de propiedades como RoomRaccoon
  • Tus empleados/contable/auditor nocturno se quejan de que tu sistema actual no es fácil de usar
  • Quieres conocer de forma más profunda tu negocio con informes financieros

 

¡Vamos a ello!

 

Navegación rápida:

 

 

¿Qué es un sistema de contabilidad?

 

En la gestión hotelera moderna, muchas empresas utilizan softwares basados en la nube para gestionar las finanzas, hacer un seguimiento de los gastos, conciliar los pagos y generar informes sobre el rendimiento del negocio.  

 

Estos sistemas se utilizan básicamente para gestionar las operaciones front-desk del hotel. Recogen datos como facturas de impuestos, tasas de ocupación e ingresos por habitación disponible (RevPAR). El software de contabilidad, específicamente, se utiliza para las operaciones de back-end del hotel, como los estados de flujo de caja, las cuentas de pérdidas y ganancias, etc.

 

Los dos programas comunican los datos entre sí mediante la tecnología API y trabajan en conjunto para proporcionarte informes y análisis en tiempo real sobre tu negocio. Estos procesos automatizados ahorran horas de trabajo manual y liberan tiempo para que poder centrarse en tareas más urgentes, como la revisión de diversos aspectos del rendimiento de tu empresa y tomar decisiones importantes basadas en él.

 

Por ejemplo, el HMS de RoomRaccoon se integra con una variedad de sistemas de contabilidad populares en el mercado como Xero, Twinfield, Quickbooks, y más. Los hoteles pueden configurar las cuentas del libro mayor para los impuestos, los add-ons, las tarifas de las habitaciones, etc. en RoomRaccoon. Todos los datos se comunican automáticamente al software de contabilidad diariamente.

 

RESERVAR UNA DEMO

 

Beneficios de utilizar un sistema de contabilidad para hoteles

 

 

La contabilidad de los hoteles es diferente a la de otros negocios debido a la naturaleza especial de las operaciones hoteleras. La mayoría de las empresas tienen flujos de ingresos relativamente predecibles, pero los hoteles tienen múltiples flujos de ingresos que no siempre están sincronizados con los niveles de servicio.

 

He aquí 5 aspectos únicos que los hoteles deberían tener en cuenta:

 

  • Auditoría nocturna
  • Fluctuación de los precios de las habitaciones  
  • Contratos con proveedores
  • Múltiples fuentes de ingresos
  • Tasa de turismo municipal

 

1. Auditoría nocturna

 

Al tratarse de un negocio que funciona las 24 horas del día, la auditoría nocturna es esencial para que el día a día sea fluido. Una auditoría nocturna ayuda a resumir el flujo de efectivo que se produce en la recepción del hotel en un día de trabajo. 

¿Qué hace un auditor nocturno? Se trata de uns persona encargada de realizar una serie de tareas administrativas y financieras para garantizar la exactitud de la contabilidad del hotel al final de cada jornada.  

 

  • Actualiza los registros de los cargos de habitaciones, el servicio de comidas, los impuestos y cualquier otro gasto que no se haya registrado durante el día.
  • Procesamiento de tarjetas de crédito y recibos de caja.  
  • Prepara informes contables para el equipo de gestión. Estos informes muestran el porcentaje de ocupación, los ingresos por habitación y la eficacia de cualquier promoción especial.  
  • Señala cualquier tipo de descuadre en la caja.
  • Verifica los registros y las ausencias, y actualiza los registros pendientes.
  • Actualiza el estado de la limpieza para el siguiente turno.

 

Una mirada a la auditoría hotelera moderna

 

La buena noticia es que el tedioso proceso de auditoría nocturna puede automatizarse completamente con un sistema de gestión hotelera como RoomRaccoon. Cada noche, a medianoche, el sistema RoomRaccoon pasa automáticamente al día siguiente. No hay tiempo de inactividad y no hay que pulsar un botón para decir "realizar la auditoría nocturna". 

 

Esto se debe a que toda la información necesaria se procesa al instante y permanece en la nube. Si un huésped realiza el check-in después de medianoche, puedes seguir haciendo cambios como siempre. 

 

2. Fluctuación de los precios de las habitaciones

 

Los hoteles modernos que cuentan con herramientas de gestión de ingresos se adentran en estrategias de precios dinámicos para asegurarse de que generan la máxima cantidad de ingresos por cada habitación vendida. Esto significa que las tarifas de las habitaciones variarán los fines de semana, los días festivos, ciertas temporadas y cuando el hotel esté cerca de capacidad. Las tasas de ocupación influyen en las tarifas de las habitaciones de forma significativa, ya que los periodos de mayor actividad aumentan los costes.

 

Los precios de las habitaciones también dependen del hotel y de las comodidades y servicios adicionales o upsell que ofrezca. Por ejemplo, los hoteles venden add-ons en la habitación y paquetes especiales a los huéspedes durante el check-in. 

 

3. Contratos con proveedores

 

Los hoteles tienen proveedores contratados para reparar los ascensores, repartir comida y cablear las luces de las habitaciones. Los contratos con los proveedores suelen basarse en acuerdos y tarifas especiales con el hotel. Por ejemplo, los contratistas que realizan trabajos deben tener un seguro que proteja contra los daños al edificio del hotel e incluso la pérdida de ingresos si causan problemas importantes.

 

4. Múltiples fuentes de ingresos

 

Por lo general, los hoteles que ofrecen instalaciones y servicios en sus instalaciones tienen múltiples fuentes de ingresos. Piensa en un hotel que tiene un restaurante, un lugar para bodas y un spa. Cada departamento puede aportar una cantidad significativa de ingresos al hotel. Las múltiples fuentes de ingresos permiten a los hoteles ganar más dinero y son mejores para la prosperidad del negocio, ya que pueden ofrecer algo más que habitaciones.  

 

Para hacer un seguimiento, las empresas suelen separar las pérdidas y ganancias de cada departamento (por ejemplo, el servicio de habitaciones tiene su propia cuenta de resultados y la recepción, la suya). Además, es habitual que los gastos se compartan o se repartan entre los departamentos.

 

  

5. Tasa de turismo municipal

 

Además del impuesto comercial general, las empresas de alojamiento en Europa deben pagar también un impuesto municipal especial de turismo. Por ello, los viajeros internacionales deben pagar una tasa adicional si se alojan en hoteles, moteles y residencias. En Roma, por ejemplo, el impuesto cambia según el tipo de alojamiento. Un hotel de 3 estrellas cobrará 2 euros por persona y noche. Sin embargo, un hotel de 4 o 5 estrellas cobrará 3 euros por persona y noche.

 

 

3 problemas comunes de contabilidad en los hoteles

 

Aunque hay diferentes obstáculos para los contables de los hoteles, vamos a ceñirnos a algunos de los mayores puntos de dolor que observamos en los hoteles del sector.

 

1. Dedicar demasiado tiempo a la tramitación de facturas

 

Según datos de Plate IQ, procesar manualmente las facturas puede costar entre 12 y 30 dólares cada una. Por si fuera poco, los hoteles manejan diferentes facturas en los distintos departamentos. 

 

Por ejemplo, hay que pagar las reservas durante el check-out, la comida y las bebidas que se cargan en la habitación de los huéspedes desde el restaurante, los detalles de bienvenida que hay que colocar en las habitaciones y todos los servicios públicos.

 

Tener que introducir manualmente todos y cada uno de los elementos de la factura y cotejarlos con los departamentos correspondientes es una tarea que consume mucho tiempo y mantiene a los recepcionistas demasiado ocupados centrándose en la administración y menos en la experiencia de sus huéspedes. 

 

Según un estudio, un proceso de facturación manual puede superar a veces los 15 pasos antes de la aprobación final.

 

2. Las auditorías manuales son costosas y requieren demasiado tiempo 

 

Contratar a un contable a tiempo completo no suele ser factible para la mayoría de los hoteles pequeños y otros alojamientos independientes. Los auditores son profesionales especializados que, con razón, cobran mucho por dedicar numerosas horas de trabajo. Incluso cuando los hoteles cuentan con auditores a tiempo completo, una auditoría nocturna manual es una tarea agotadora que implica el rastreo de documentos vitales (que a menudo están en formato de papel) revisando cada entrada en el libro de contabilidad, cada factura del servicio de habitaciones, cada check-in y los detalles de no shows; sin poder garantizar informes sin errores. 

 

 

3. Pérdida de beneficios y datos debido a errores humanos

 

Los errores ocurren, sobre todo después de un largo y ajetreado día. De hecho, los informes han demostrado que el 3,6% de las facturas manuales contienen algún tipo de error. Esto significa que las cifras introducidas manualmente en el software de contabilidad también son inexactas. 

  

Muchos sistemas operativos (OP) de los hoteles no se comunican entre sí ni con el sistema de contabilidad, y ahí es donde se pierden datos importantes y han de introducirse manualmente, lo que ,a su vez, provoca errores.

 

Un hotel típico utiliza 3 o más sistemas: uno para el funcionamiento de la recepción, otro para los servicios de conserjería, otro para las ventas de los restaurantes. A veces incluso otro para la limpieza, etc. 

 

Y cuando el conjunto de herramientas tecnológicas de un hotel no están integradas, esto deriva en una gran dependencia del trabajo manual, donde los errores pueden ser muy costosos.

 

  

¿Qué tipo de soluciones puedo integrar con mi sistema de contabilidad?

 

 

 

La ventaja principal de las soluciones de software hotelero en la nube es que se pueden establecer integraciones de datos entre sistemas. Esto significa que los datos de un sistema se comparten automáticamente con el otro para que la entrada manual sea cosa del pasado. Esto ahorra tiempo y costes, además de eliminar prácticamente la posibilidad de cualquier tipo de error.  

 

¿Qué tres sistemas operativos esenciales puedes conectar con tu software de contabilidad para hoteles?

 

1. Software de gestión hotelera en la nube

 

La herramienta más común utilizada por hoteles para la gestión diaria es un sistema de gestión de reservas o de propiedades (PMS). Conectarlo a su software de contabilidad es una opción obvia, ya que un PMS gestiona las reservas, las facturas, los servicios y los datos de pago de los huéspedes.

 

Con un PMS, los cargos se contabilizan en el momento exacto en que se crea una reserva o se consume un servicio. Esta información se procesa instantáneamente y no necesita una auditoría nocturna para hacerlo. De hecho, el PMS RoomRaccoon puede configurarse para que toda la información necesaria (facturas) se procese automáticamente a tu software de contabilidad a medianoche.  

 

Es importante saber: Para evitar complicados problemas tecnológicos, te recomendamos buscar una plataforma HMS en la nube que venga completa y que integre un Booking Engine, un Revenue Management, un Channel Manager y una pasarela de pagos incluídas.  

 

2. Puntos de venta (POS)

 

Los hoteles con cafeterías y restaurantes en sus instalaciones procesan miles de facturas al año, y ningún gerente o propietario tiene tiempo para hacer esa entrada de datos dos veces. Al integrar el software de contabilidad con el TPV, ahora dispone de una potente herramienta de la que extraer informes y un único lugar en el que introducir los datos.

 

Es importante saber: Asegúrate de buscar un sistema de punto de venta (POS) que pueda integrarse con tu sistema de gestión de la propiedad (PMS). Esto te permitirá cargar fácilmente las facturas del restaurante, el bar o el spa a la habitación de los huéspedes.

 

3. Gestión del servicio al cliente

 

Es fundamental que los hoteles conviertan cada punto de contacto con los clientes en una venta real. Un departamento dedicado a gestionar las relaciones con los clientes actuales, pasados y futuros permitirá a los hoteles ofrecer servicios más personalizados.    

Además, la información del cliente se almacena en el CRM y el registro del gasto que queda grabado en el sistema es muy útil para futuras campañas de marketing.

  

Ventajas de sistemas de contabilidad integrados

 

 

1. Ahorra tiempo con la automatización de tus procesos

 

Tradicionalmente, el trabajo del gestor de noche consistía en comparar cada uno de los recibos de los terminales de pago con el cierre del día del hotel, a menudo utilizando Excel o una calculadora básica. Al integrar una solución de pago tokenizada en el PMS, todos los recibos se encontrarán directamente en el PMS y se transferirán al software de contabilidad vinculado para evitar la necesidad de ningún otro proceso.

 

2. Obtenga informes financieros detallados siempre que desees

 

Los hoteles deben vigilar la ocupación, el ADR, el RevPAR, las cifras de ingresos y la rentabilidad para tomar decisiones comerciales informadas.

A medida que diriges tu negocio, el software de contabilidad de tu hotel recoge una gran cantidad de datos a través de las integraciones con su PMS, POS y otras aplicaciones. Esto te proporciona una visión profunda de tu negocio. Los informes financieros necesarios pueden generarse siempre que lo desees: no tendrá que esperar hasta una fecha determinada para poder comprobar sus estados financieros. 

 

3. Mantener la integridad de los datos

 

La integración del software de contabilidad de su hotel con su PMS permite automatizar toda la entrada y garantizar que los datos de todos sus sistemas sean coherentes y de calidad. La precisión añadida hace que sus informes sean más fiables y precisos.

 

4. Libere tareas para centrarse más en el crecimiento de tu negocio

 

La contabilidad en la nube y los sistemas integrados están cambiando radicalmente la forma de trabajar de los dueños de propiedades. Digamos, por ejemplo, que necesitas registrar el impuesto sobre las ventas en todas tus transacciones.

 

Los programas informáticos de contabilidad pueden configurarse para que lo hagan automáticamente para cada cuenta del libro mayor, en lugar tener que hacer el trabajo de los impuestos a mano. Los ordenadores pueden hacer la mayor parte del trabajo manual y los contables pueden centrarse en los informes, las tendencias y el trabajo de asesoramiento.

 

 

5. Accede a tus cifras desde cualquier lugar

 

Si tu PMS está conectado con el software de contabilidad, puedes ver todos tus datos contables desde absolutamente cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo portátil. También puedes evaluar rápidamente y sobre la marcha la información en tiempo real, como las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. 

 

 

¿Cuáles son las mejores soluciones para hoteles?

 hotel-accounting-software

 

Empresas de todos los tamaños utilizan programas de contabilidad. Por este motivo, no faltan proveedores de software en el mercado. La elección del paquete de contabilidad adecuado depende totalmente de la complejidad de tus operaciones. Por ejemplo, un pequeño hotel boutique necesitará una funcionalidad básica en comparación con una cadena hotelera que puede verse más beneficiada de una solución con gestión de flujos de trabajo integrada, inteligencia empresarial y planificación de proyectos.

 

El factor más importante a tener en cuenta a la hora de elegir una solución de software de contabilidad para su hotel o propiedad es si puede integrarse con las herramientas existentes que utiliza, como un sistema de gestión de la propiedad, un motor de reservas, un punto de venta, etc.  

 

Tipos de softwares de contabilidad

 

1. Comercial

 

Los programas de contabilidad comercial como QuickBooks, Sage Intacct o FreshBooks pueden encargarse de la mayoría, si no de todas, las necesidades contables de un hotel pequeño o mediano. Estos paquetes suelen incluir gráficos que resumen los datos, así como informes financieros que ofrecen una imagen de la situación del negocio y los formularios necesarios para los impuestos.  

 

2. Enterprise

 

Los grandes hoteles con muchos empleados y objetivos de ingresos elevados suelen elegir un software empresarial como Oracle, SAP o Microsoft Dynamics GP. En lugar de utilizar hojas de cálculo bidimensionales, el software empresarial suele basarse en bases de datos relacionales que pueden mostrar las relaciones entre diversos conjuntos de información, como mostrar el volumen de ventas de todos los huéspedes en comparación con sus regiones.

 

 

¿Cómo funciona la instalación?

 

Una preocupación común sobre la implementación de un software de contabilidad para hoteles es el nivel de dificultad. Pero, afortunadamente, lo mejor del software de contabilidad en la nube es que no se necesita ningún soporte informático para instalarlo, y la mayoría de los proveedores ofrecen soporte para migrar los datos existentes a los sistemas nuevos.

 

En RoomRaccoon, nos encargamos de toda la configuración, incluyendo el inventario de todas las cuentas del libro mayor pertinentes, el enlace de activación y, por supuesto, el mantenimiento constante del sistema.

 

En esencia

 

La contabilidad sigue siendo el departamento más obsoleto en la mayoría de los hoteles. Mientras que la recepción puede haber integrado a los gestores de canales hace años, los equipos de contabilidad todavía pueden encontrarse introduciendo datos manualmente en sistemas viejos y hojas de cálculo.  

 

La nueva tecnología permite a los hoteles mantenerse al día con la demanda de la nueva era. En particular, permite a los contables y gestores centrarse en el crecimiento de los ingresos y la competitividad del hotel en lugar de perder horas en tareas manuales tan innecesarias como mundanas.